Personal de contingencia 101: Cómo preparar su empresa para lo inesperado

La escasez de personal puede ser uno de los principales retos para muchas empresas de determinados sectores. Por ejemplo, más del 76% de los ejecutivos de la cadena de suministro se enfrentan actualmente a la escasez de mano de obra, y el 37% de ellos expresan que la escasez es de "alta" a "extrema". [1] En situaciones como ésta, la contratación de personal de contingencia puede ayudarle a afrontar el problema. Sin embargo, precipitarse puede acarrearle más problemas, desde encontrar el talento adecuado en un momento dado hasta garantizar una integración perfecta en los equipos y proyectos existentes. Para ayudarle, hemos repasado casos reales de éxito de un plan de contingencia y las mejores prácticas que debe seguir. Pongámonos manos a la obra.

¿Qué es el personal de contingencia?

La dotación de personal de contingencia es el proceso de identificar, contratar y desplegar personal rápidamente durante acontecimientos imprevistos. Ayuda a mantener las operaciones de la empresa durante determinados acontecimientos inesperados y proporciona a las empresas la flexibilidad necesaria para responder a cambios repentinos en la demanda.

Por ejemplo, durante las temporadas altas o los aumentos inesperados de los pedidos de los clientes, las empresas pueden incorporar rápidamente personal adicional para hacer frente al aumento de la carga de trabajo. Esto no solo ayuda a mantener la productividad y la satisfacción del cliente, sino que también permite a su empresa aprovechar nuevas oportunidades y hacer crecer sus operaciones.

¿Cuándo necesita personal de contingencia? En primer lugar, debe identificar los riesgos potenciales para su empresa. Puede tratarse de riesgos internos, como un fallo de los sistemas informáticos, o externos, como catástrofes naturales o pandemias. Esto le ayudará a preparar un plan de conting encia que aborde los posibles problemas de personal como parte de su estrategia global de mitigación de riesgos.

Tenga en cuenta que es importante implicar a las principales partes interesadas en el proceso de identificación de riesgos, incluidos los jefes de departamento y los empleados familiarizados con las operaciones cotidianas de la empresa. Así te asegurarás de que se identifican todos los riesgos potenciales y de que el plan de contingencia es completo.

Cómo encontrar personal para imprevistos

• Utilizar bolsas de trabajo especializadas: Los portales de empleo de sectores específicos pueden ser una mina de oro para encontrar personal eventual cualificado. Suelen atraer a profesionales con conocimientos y experiencia específicos que se adaptan perfectamente a las necesidades únicas de tu empresa.
• Además, para ayudarle a empezar con buen pie, aquí tiene algunos ejemplos de cómo puede contratar personal para sectores específicos
  -Hostelería
  -Logística‍
• Trabajar con agencias de colocación: Una de las mejores formas de encontrar personal eventual es asociarse con agencias de colocación de renombre. Estas agencias tienen acceso a un gran número de candidatos cualificados y pueden proporcionarle rápidamente trabajadores cualificados listos para incorporarse a corto plazo. Consulte nuestra guía sobre cómo elegir una agencia de contratación antes de decidirse por una.‍
• Mantener una marca de empleador fuerte: Para atraer a personal eventual de alto nivel, es importante tener una marca de empleador fuerte. Esto implica mostrar la cultura, los valores y las ventajas de la empresa a los posibles candidatos para hacer de organización un lugar atractivo para trabajar.
• Ofrezca una remuneración competitiva: Asegúrese de que sus tarifas salariales son competitivas para atraer a los mejores talentos. Es más probable que el personal eventual acepte puestos que ofrezcan una remuneración justa por sus competencias y experiencia.‍
• Aproveche las redes sociales: Las plataformas de las redes sociales también pueden ayudarte a acceder a una gran cantidad de candidatos potenciales. Utiliza anuncios y publicaciones específicos para llegar a personas con las habilidades que necesitas.
• Desarrolle una reserva de talentos: Cree una base de datos de profesionales preseleccionados a la que pueda recurrir cuando surja la necesidad. Esto le ahorrará tiempo y le garantizará el acceso a personal de calidad familiarizado con las operaciones de su empresa.

También puede utilizar una herramienta como Manatal para facilitar y agilizar la contratación de personal eventual. Manatal le ofrece un sitio web personalizable proceso de trabajo, que le permite ajustar y gestionar libremente sus etapas de contratación de personal eventual. Su capacidad de automatización también te facilita la gestión de los datos de los candidatos. Identificará rápidamente el talento adecuado y lo cubrirá en los puestos que necesite con urgencia gracias a las recomendaciones de la IA función.

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Mejores prácticas para gestionar el personal de contingencia

1. Elaboración de un plan de contingencia para las necesidades de personal

Su plan debe definir los requisitos en cuanto a número, competencias y experiencia del personal temporal necesario en situaciones concretas. Revíselo periódicamente y asegúrese de que siempre dispone de los recursos necesarios para cubrir sus necesidades de personal en tiempos de crisis.

Un aspecto importante que hay que tener en cuenta al elaborar un plan de contingencia para las necesidades de personal es la comunicación. Asegúrese de que todos los empleados conocen el plan y sus funciones en él. Esto ayudará a garantizar una transición fluida al personal temporal en caso de emergencia.

Otro factor a tener en cuenta es el coste del personal temporal. Es importante presupuestar estos gastos y disponer de un plan para cubrirlos. Esto puede implicar reasignar fondos de otras áreas de la empresa o conseguir financiación adicional.

2. Creación de una reserva de recursos para situaciones de emergencia

Para asegurarse de que dispone de personal suficiente durante las emergencias, es buena idea crear de antemano una reserva de recursos de personal temporal potencial. Esta reserva podría incluir a candidatos que hayan solicitado previamente empleo en vacantes o a personas recomendadas por fuentes de confianza. La creación de una reserva de este tipo puede ayudarle a acceder y desplegar rápidamente los recursos de personal necesarios en momentos de crisis.

Para mantener la exactitud y pertinencia de la reserva de recursos, actualícela y manténgala regularmente poniéndose en contacto con posibles candidatos y confirmando su disponibilidad y voluntad de trabajar en situaciones de emergencia.

3. Establecimiento de canales de comunicación con el personal temporal

Recuerde que la comunicación eficaz durante las emergencias es la clave del éxito. Por tanto, informe claramente a todo el personal eventual de sus funciones y responsabilidades, las expectativas del puesto y cualquier otra información esencial. Disponer de canales de comunicación claros y concisos entre el personal eventual y sus responsables garantizará que todos estén informados y puedan responder con eficacia a las circunstancias cambiantes.

También es importante establecer un mecanismo de retroalimentación para que el personal temporal pueda comunicar cualquier problema o preocupación que pueda tener. Esto puede hacerse mediante controles periódicos, buzones de sugerencias o encuestas anónimas.

4. Formación e incorporación de empleados temporales

La mejor manera de asegurarse de que el personal temporal sea eficaz en sus funciones es mediante una formación e incorporación adecuadas. Por eso, hay que formarles sobre las funciones esenciales de su vacantes, las políticas de la empresa y los procedimientos de trabajo. Ofrecer módulos de formación en línea o cursos de e-learning también puede ser beneficioso, ya que son de fácil acceso y pueden completarse a distancia.

También es importante proporcionar a su equipo de contingencia una comprensión clara de la cultura y los valores de la empresa. Una forma de conseguirlo es mediante sesiones de orientación, en las que puedan reunirse con el personal clave y conocer la misión y la visión de la empresa. De este modo, los empleados temporales se sentirán más vinculados a organización y será más probable que rindan al máximo.

No olvide tampoco asegurarse de que disponen de las herramientas y recursos necesarios para desempeñar sus funciones vacantes. Esto incluye el acceso a programas informáticos, equipos y otros materiales necesarios para sus funciones específicas.

5. Realización de evaluaciones del rendimiento del personal de contingencia

Las revisiones del rendimiento son esenciales para evaluar la eficacia de su estrategia de contingencia. Recomendamos realizar revisiones periódicas de su equipo de contingencia para obtener información sobre su rendimiento y la eficacia del proceso de dotación de personal e identificar áreas de mejora. Estas revisiones pueden ayudarle a tomar decisiones críticas sobre la conveniencia de mantener o sustituir al personal temporal.

Es importante que el proceso de evaluación del rendimiento sea justo y coherente para todo el personal eventual. Por tanto, establezca criterios de rendimiento claros y proporcione información periódica a lo largo de la misión. Considera también la posibilidad de ofrecer oportunidades de formación y desarrollo para ayudar al personal eventual a mejorar sus competencias y su rendimiento.

6. Retener a los mejores talentos de su reserva de recursos

Una forma eficaz de retener a los mejores talentos es ofrecer oportunidades de desarrollo y crecimiento profesional. Ofrezca programas de formación, tutoría y oportunidades de promoción profesional a su personal eventual. Esto no solo les ayudará a mejorar sus habilidades y conocimientos, sino que también demostrará que valoras sus contribuciones y que inviertes en su éxito.

Otro factor importante para retener a los mejores talentos es crear un entorno de trabajo positivo. Por tanto, fomente una cultura de comunicación abierta, reconocimiento y agradecimiento. Fomente el trabajo en equipo y la colaboración y proporcione un lugar de trabajo cómodo y seguro. Cuando su equipo de imprevistos se siente valorado y apoyado, es más probable que permanezca en su organización y rinda al máximo.

7. Medición del éxito de su plan de dotación de personal de contingencia

Es imprescindible hacer un seguimiento de métricas como el tiempo transcurrido hasta la contratación, la tasa de retención del personal temporal o los comentarios sobre el proceso de contratación. Utilice estos parámetros para perfeccionar y mejorar su plan de personal de contingencia a lo largo del tiempo. Otro parámetro importante es el coste del plan de personal de contingencia. Esto incluye no sólo el coste de contratar personal temporal, sino también los gastos de formación o incorporación. Ayuda a garantizar que su plan de personal de contingencia se mantiene dentro del presupuesto e identifica las áreas en las que puede reducir costes.

También es importante evaluar el impacto del plan de contingencia en el personal fijo. ¿Se sienten sobrecargados de trabajo o infravalorados por la presencia de personal temporal? ¿Hay problemas de comunicación o colaboración entre el personal temporal y el fijo? Recabar periódicamente la opinión del personal fijo puede ayudarle a resolver cualquier problema y a asegurarse de que su plan de personal de contingencia no afecta negativamente al conjunto de su plantilla.

8. Consideraciones jurídicas sobre los empleados temporales en situaciones de contingencia

Por último, como empresario, es vital ser consciente de las consideraciones legales a la hora de contratar empleados temporales, especialmente en situaciones de contingencia. Esto incluye el cumplimiento de la legislación laboral, los salarios mínimos y las normas de salud y seguridad. Por tanto, asegúrese de tener contratos de trabajo claros y funciones y responsabilidades bien definidas, y de que el personal temporal comprende sus derechos y responsabilidades.

Caso práctico: Ejemplo de éxito de un plan de dotación de personal para imprevistos

Muchas empresas han creado con éxito planes de personal de contingencia. Un buen ejemplo es Amazon [2], que recurre a personal temporal para hacer frente al aumento de la demanda en periodos de máxima actividad, como las vacaciones o los grandes eventos de ventas. Para garantizar la calidad de su personal temporal, Amazon lleva a cabo exhaustivas comprobaciones de antecedentes y programas de formación [3]. [3]

Además, Amazon también ofrece a sus empleados temporales una vía hacia el empleo permanente [4], lo que ha demostrado ser una forma eficaz de retener el talento y mantener la productividad.

La empresa ha conseguido mantener la productividad y satisfacer la demanda de los clientes en épocas de crisis o de aumento de la carga de trabajo. Sus planes de dotación de personal para imprevistos han demostrado su eficacia no sólo para garantizar la continuidad de la empresa, sino también para ofrecer a los empleados temporales la oportunidad de adquirir una valiosa experiencia y, potencialmente, asegurarse un empleo a largo plazo.

Seguir sus pasos puede servir de inspiración y aportar ideas para que su propio plan de contingencia tenga éxito.

Conclusión

Está claro que la clave para dominar el arte de la contratación de personal de contingencia reside en la anticipación y la preparación. Si dispone de un plan para contratar personal temporal de forma rápida y eficaz cuando sea necesario, su empresa podrá seguir funcionando sin problemas y con eficacia, incluso ante acontecimientos inesperados. Desde catástrofes naturales hasta aumentos repentinos de la carga de trabajo, contar con un plan de personal de contingencia puede marcar la diferencia a la hora de capear el temporal.

Citaciones:

1. La estrella de carga

2. cnbc

3. ridester

4. cnbc