Los departamentos de RR.HH. dependen en gran medida de las herramientas digitales para tareas como la contratación, la incorporación y las revisiones del rendimiento para que el lugar de trabajo sea más eficiente. Los avances tecnológicos han transformado las funciones tradicionales de RRHH en operaciones digitales racionalizadas. Según un estudio, el 85% de las empresas utilizan la tecnología de RR.HH. para gestionar a las personas. Sus equipos de RR.HH. pueden responder a las solicitudes de los empleados con mayor rapidez, mantener registros precisos y centrarse en iniciativas estratégicas[1]. Este artículo examina los componentes esenciales del kit de herramientas de RR.HH., clasifica las herramientas por función de RR.HH. y revisa las herramientas destacadas que mejoran el éxito de la organización.
¿Qué es un kit de herramientas de RRHH?
Un kit de herramientas de RRHH es una colección de recursos y herramientas que los profesionales de recursos humanos utilizan para gestionar y apoyar eficazmente a la plantilla de su organización. Puede incluir herramientas, plantillas, formularios, directrices y listas de comprobación relacionadas con la contratación, la incorporación, la gestión del rendimiento, las relaciones con los empleados y el cumplimiento de la legislación laboral. Con estos conjuntos de herramientas, los equipos de RR.HH. pueden ahorrar tiempo, reducir errores y centrarse más en iniciativas estratégicas que contribuyan a un entorno de trabajo positivo y al éxito general de la organización.
Los mejores programas para su kit de herramientas de RRHH
Crear un conjunto de herramientas de RRHH eficaz significa equiparse con herramientas que agilicen las funciones de RRHH. Estas herramientas ayudan a crear lugares de trabajo diversos, equitativos e inclusivos mediante políticas eficaces.
Herramienta de contratación y abastecimiento
- Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS): Para agilizar el proceso de contratación mediante la gestión de las ofertas de empleo, el seguimiento de las solicitudes de los candidatos y el suministro de análisis para mejorar la eficiencia de la contratación.
- Bolsas de trabajo y plataformas en línea: Aproveche plataformas como LinkedIn, Indeed y Glassdoor para buscar y atraer a candidatos cualificados, ampliar su alcance e interactuar con posibles contrataciones.
Manatal
La función de búsqueda de candidatos de Manatal te conecta con los principales canales de búsqueda de candidatos. Puedes compartir tus vacantes en más de 2.500 plataformas gratuitas y premium como Indeed, LinkedIn, Monster, etc., todo dentro de un único software de búsqueda de talento. Además, puede ampliar su búsqueda más allá de sus contactos inmediatos aprovechando su Sourcing Hub, accediendo a una base de datos externa de más de 600 millones de profesionales. De esta forma, puedes descubrir matches ideales para tus funciones desde la plataforma de búsqueda de candidatos Manatal.
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Herramientas de gestión de empleados
- Sistemas de información sobre recursos humanos (SIRH): Sistemas centralizados para gestionar los datos de los empleados, incluidas las nóminas, las prestaciones y los datos personales.
- Software de control de presencia: Herramientas para gestionar las horas de trabajo, los horarios y las solicitudes de permisos de los empleados.
- Sistemas de gestión del rendimiento: Plataformas para establecer los objetivos de los empleados, realizar evaluaciones y proporcionar retroalimentación.
BambooHR
BambooHR es un sistema de información de recursos humanos (HRIS) basado en la nube que consolida varias funciones de RRHH, incluyendo nóminas, aplicaciones de seguimiento del tiempo de los empleados, herramientas de compromiso y un sistema de seguimiento de candidatos, todo dentro de una única plataforma. Está diseñado principalmente para pequeñas y medianas empresas y permite el acceso centralizado a los datos de los empleados para los equipos de recursos humanos, gerentes, reclutadores y empleados[2].
Características principales: Portal de autoservicio, flujos de trabajo de incorporación automatizados y formularios y firmas electrónicos.
Precios: Ofrecen tres niveles de precios: Core, Pro y Elite. Sin embargo, debes contacto ellos para obtener un presupuesto personalizado.
TimeClock Plus de TCP Software
TimeClock Plus de TCP Software es un sistema de control de presencia flexible y escalable diseñado para apoyar a las organizaciones con necesidades de personal en evolución. Ayuda a los equipos de RR.HH. a gestionar el seguimiento del tiempo, la programación y los procesos relacionados con las nóminas, al tiempo que proporciona herramientas para el cumplimiento y la supervisión de la plantilla[3].
Características principales: Seguimiento del tiempo, gestión del cumplimiento de las políticas y cuadro de mandos e informes.
Precios: La empresa ofrece precios personalizados en función del tamaño y las necesidades de tu empresa.
Herramientas de aprendizaje y desarrollo
- Sistemas de gestión del aprendizaje (LMS): programas informáticos para impartir, seguir y gestionar los programas de formación y desarrollo de los empleados.
- Plataformas de aprendizaje electrónico: Recursos y cursos en línea para la actualización de conocimientos y el desarrollo profesional.
- Sistemas de gestión del conocimiento: Herramientas para crear, compartir y gestionar el conocimiento y la información de las organizaciones.
Absorber LMS
Absorb LMS es una plataforma escalable y mejorada con IA que ayuda a los equipos de RR. HH. a automatizar la incorporación, el cumplimiento y el perfeccionamiento de los empleados, con informes personalizables, integración perfecta con el sistema de RR. HH. y acceso móvil para agilizar el desarrollo de la plantilla[4].
Características principales: Entrega y seguimiento de contenidos, creación de contenidos y certificaciones.
Precios: Los proveedores ofrecen una prueba gratuita y demo. Es necesario contacto ellos para obtener precios personalizados.
iSpring Aprender
iSpring Learn es un LMS basado en la nube diseñado para ayudar a los equipos de RRHH a agilizar la incorporación, el cumplimiento y el desarrollo de los empleados a través de rutas de aprendizaje estructuradas, flujos de trabajo automatizados y seguimiento del rendimiento. Admite informes en tiempo real, evaluaciones de 360 grados y se integra con herramientas como MS Teams y Salesforce, lo que permite una gestión eficaz de la formación dentro de una estructura organizativa familiar[5].
Características principales: Entrega y seguimiento de contenidos, gestión del almacenamiento de contenidos y evaluaciones y prácticas.
Precios: El plan Start tiene un precio desde 6,70 usuario.
Compromiso de los empleados y herramientas de comunicación
- Plataformas de compromiso de los empleados: Sistemas para medir e impulsar la moral y la satisfacción de los empleados.
- Herramientas de comunicación interna: Plataformas como Slack, Microsoft Teams o Yammer facilitan la comunicación interna y la colaboración.
- Herramientas para encuestas y comentarios: Herramientas para realizar encuestas a los empleados y recabar opiniones sobre la cultura y los procesos del lugar de trabajo.
Leapsome
Leapsome es una plataforma de gestión del rendimiento diseñada para ayudar a los equipos de RR.HH. a fomentar el crecimiento a través de procesos racionalizados de feedback y revisión. Facilita las conversaciones periódicas sobre el rendimiento y el feedback continuo, lo que la hace especialmente útil para entornos tecnológicos o de ritmo rápido que priorizan el desarrollo continuo. Las herramientas intuitivas de la plataforma contribuyen a reforzar una cultura de mejora y ayudan a los equipos a alcanzar su potencial[6].
Características principales: Revisiones 360, formularios personalizables y fijación de objetivos.
Precios: Hay una prueba gratuita de 14 días. Utilizan una estructura de precios modular en la que se paga en función de las funciones o módulos elegidos.
Microsoft Teams
Microsoft Teams sirve como un espacio de trabajo unificado que reúne chat, reuniones de vídeo, colaboración de archivos y programación de tareas dentro del ecosistema de Microsoft 365, lo que permite a usuarios iniciar reuniones, ser coautores de documentos y organizar interacciones de grupo sin problemas desde una sola plataforma, desbloqueando la productividad a través de una integración profunda y cohesiva con las herramientas conocidas de Office[7].
Características principales: Chat y canales integrados, profunda integración con Microsoft 365 y reuniones virtuales y herramientas de colaboración.
Precios: El plan Microsoft Teams Essential tiene un precio de 4 usuario.
Herramientas de administración nóminas y prestaciones
- Software de nóminas: Herramientas para automatizar el procesamiento, la tributación y el cumplimiento de las nóminas.
- Sistemas de administración beneficios: Plataformas para gestionar los beneficios de los empleados, como seguros médicos, planes de jubilación y otras ventajas.
- Herramientas de gestión de la remuneración: Sistemas para gestionar la remuneración de los empleados, incluidos el salario, las primas y la distribución de acciones.
Nómina ADP
Se recomienda ADP por sus completas prestaciones y capacidades de compensación. Su administración beneficios incluye salud, dental, visión, planes de jubilación (401(k), SIMPLE IRA, SEP IRA), vacaciones pagadas, reembolso de matrículas y programas de bienestar, todos accesibles a través de una plataforma en línea usuariocon inscripción móvil. En cuanto a la compensación, ADP integra la planificación y los datos de nómina para respaldar los aumentos por méritos, las bonificaciones, las evaluaciones de equidad salarial y los pagos fuera de ciclo, ofreciendo herramientas interactivas de presupuestación y orientación del flujo de trabajo para ayudar a garantizar la equidad y el cumplimiento normativo[8].
Características principales: Procesamiento automatizado de nóminas con cumplimiento fiscal incorporado, integración escalable y administración integral administración beneficios.
Precios: Debe contacto ADP para obtener un presupuesto personalizado basado en las necesidades de su empresa.
Remoto
Remote es una plataforma global de empleo "todo en uno" diseñada para ayudar a los profesionales de RRHH a gestionar equipos distribuidos mediante un sistema centralizado que gestiona la contratación, las nóminas, el cumplimiento normativo y la gestión de contratistas. Permite a las empresas contratar talentos a nivel internacional, incorporar empleados con procesos conformes a la normativa local, administrar prestaciones personalizadas y gestionar pagos en varias divisas. Con servicios integrados como HRIS, gestión del rendimiento y funciones de empleador de registro, Remote ayuda a reducir la dependencia de herramientas de RR.HH. fragmentadas y garantiza el cumplimiento legal y de datos en todas las jurisdicciones, lo que la convierte en una solución práctica para las organizaciones que se expanden por todo el mundo[9].
Características principales: Plataforma de empleo global completa, opciones de servicio modulares con un cumplimiento claro, y administración y automatización centralizadas de RRHH.
Precios: El precio inicial (Gestión de Contratistas) es de 29 $/contratista/mes.
Herramientas de cumplimiento y gestión de riesgos
- Software de gestión del cumplimiento: Herramientas que supervisan y gestionan la adherencia a las leyes laborales, las regulaciones de salud y seguridad, las normas de privacidad de datos (por ejemplo, GDPR) y las políticas del lugar de trabajo.
- Sistemas de gestión de documentos: Sistemas seguros para almacenar, recuperar y auditar documentos relacionados con RRHH, como contratos, acuses de recibo de políticas y certificaciones.
- Herramientas de auditoría y evaluación de riesgos: Plataformas para realizar auditorías de RRHH, hacer un seguimiento de la exposición a riesgos y documentar acciones preventivas o correctivas.
- Sistemas de gestión de la seguridad en el trabajo: Especialmente útiles en entornos industriales, estos sistemas realizan un seguimiento de los incidentes, gestionan los protocolos de seguridad y llevan a cabo la formación.
AuditBoard
AuditBoard es una plataforma de gestión de riesgos y cumplimiento basada en la nube que los equipos de RR.HH. pueden aprovechar para agilizar las auditorías de RR.HH., el seguimiento de políticas y la supervisión del cumplimiento. Con funciones como plantillas de auditoría específicas de RRHH (por ejemplo, contratación, rendimiento, beneficios, flujos de trabajo de terminación), recopilación continua de pruebas vinculadas a los sistemas subyacentes y gestión centralizada de documentos, ayuda a los departamentos de RRHH a evaluar y supervisar el cumplimiento en todas las funciones críticas. Los cuadros de mando personalizados, las herramientas de elaboración de informes y las asignaciones de marcos basadas en IA mantienen a los equipos informados y preparados para las auditorías[10].
Principales características: Flujos de trabajo y recopilación de pruebas automatizados, perspectivas de auditoría y riesgo impulsadas por IA y un panel de control en tiempo real.
Precios: Tienes que contacto su equipo de ventas para que te hagan un presupuesto a medida.
Herramientas de análisis e informes de RR.HH.
- Plataformas de análisis de RRHH: Herramientas para analizar los datos de RRHH y generar perspectivas para la toma de decisiones informadas.
- Herramientas de elaboración de informes: Sistemas que proporcionan reportes personalizables sobre diversas métricas de RRHH, tendencias e indicadores clave de rendimiento (KPI).
Deel
Deel es una plataforma global de RR.HH. y nóminas que ofrece herramientas analíticas diseñadas específicamente para obtener información sobre la plantilla. Los profesionales de RR.HH. pueden acceder a cuadros de mando que ofrecen datos en tiempo real sobre tendencias en el número de empleados, distribución de la remuneración, uso del tiempo libre y métricas de diversidad como las diferencias salariales entre hombres y mujeres y el abandono por grupos demográficos. Estos análisis ayudan a tomar decisiones estratégicas sobre contratación, retención y desarrollo equitativo de la plantilla[11][12].
Características principales: Comentarios de los empleados en tiempo real, perspectivas del rendimiento basadas en IA y una sólida herramienta para gestionar equipos y facilitar el trabajo remoto.
Precios: El plan Deel Engage comienza en 20 $/trabajador/mes.
Paylocity
Paylocity es una solución de gestión del capital humano que incluye análisis de RR.HH. diseñados para ofrecer a los equipos de RR.HH. información sobre la utilización y el compromiso de los empleados. Su Modern Workforce Index muestra las tendencias en el uso del sistema, el compromiso de los empleados, los datos demográficos, las tasas de retención y los costes laborales. Los profesionales de RR.HH. también pueden utilizar cuadros de mando personalizables y herramientas de generación de informes para supervisar estas métricas y respaldar las estrategias de personal basadas en datos[11][13].
Características principales: Análisis de la mano de obra, informes interactivos, asistente de inteligencia artificial para obtener información y recomendaciones.
Precios: Paylocity utiliza un modelo de precios modular, por empleado y mes, en el que las funciones de análisis de RR.HH., como los cuadros de mando y la información sobre la plantilla, se incluyen en módulos más amplios de la plataforma en lugar de ofrecerse como un nivel independiente.
Herramientas gratuitas que debe incluir en su kit de recursos humanos
Aunque muchas herramientas de RR.HH. tienen un precio, existen varias opciones gratuitas de alta calidad que pueden mejorar significativamente la eficacia de su conjunto de herramientas de RR.HH. sin forzar el presupuesto. Estas herramientas cubren varias funciones de RRHH, desde la contratación hasta el compromiso de los empleados, y ofrecen funciones esenciales sin coste alguno.
1. Slack (Comunicación)
Funcionalidad: Slack revoluciona la comunicación en el lugar de trabajo, permitiendo a los equipos intercambiar mensajes sin problemas. Pueden crearse canales dedicados para distintos departamentos, proyectos en curso o debates generales, lo que facilita una comunicación organizada y fluida.
Plan gratuito: Ofrece mensajes ilimitados, acceso a 10.000 de los más recientes y permite integraciones con hasta otras 10 apps, lo que garantiza que puedas empezar a mejorar la comunicación de tu equipo sin ningún coste inicial.
2. Google Drive (gestión de documentos)
Funcionalidad: Una sólida plataforma basada en la nube para almacenar, compartir y colaborar en documentos. Elimina la necesidad de incómodos archivos adjuntos de correo electrónico y permite que varios usuarios trabajen en documentos simultáneamente.
Plan gratuito: Proporciona 15 GB de espacio de almacenamiento en Google Drive, Gmail y Google Fotos, junto con acceso a Google Docs, Hojas de cálculo y Formularios, cubriendo una amplia gama de necesidades de documentación RRHH.
3. Trello (Gestión de proyectos)
Funcionalidad: Ideal para organizar tareas y proyectos de forma visual. Trello utiliza tableros, listas y tarjetas para ayudar a los equipos a gestionar el trabajo de forma eficaz y transparente.
Plan gratuito: Permite tarjetas ilimitadas, 10 tableros por Espacio de Trabajo y un Power-Up por tablero, lo que lo convierte en una herramienta perfecta para gestionar las tareas y proyectos de RRHH de forma eficiente y sin coste alguno.
4. Zoho People (Software de RRHH)
Funcionalidad: Una completa plataforma de gestión de RRHH diseñada para simplificar los procesos de RRHH, que abarca desde los registros de los empleados hasta la automatización de las actividades diarias.
Plan gratuito: Adecuado para equipos pequeños de hasta 5 usuarios, ofrece funciones como el control horario, la gestión de bajas y un portal básico de autoservicio para los empleados.
5. SurveyMonkey (Encuestas de empleados)
Funcionalidad: La recopilación de opiniones de los empleados y la medición de los niveles de satisfacción son cruciales para cualquier departamento de recursos humanos. SurveyMonkey te permite crear encuestas fácilmente para comprender los sentimientos de los empleados.
Plan gratuito: Incluye la capacidad de crear encuestas con un máximo de 10 preguntas y recopilar 100 respuestas por encuesta, lo que proporciona información fundamental sobre el compromiso y la satisfacción de los empleados sin ningún gasto.
6. Bitrix24 (colaboración y gestión de recursos humanos)
Funcionalidad: Bitrix24 proporciona un conjunto de herramientas para la colaboración y la gestión de recursos humanos, lo que facilita el seguimiento de las tareas y la productividad de los empleados.
Plan gratuito: Ofrece usuarios ilimitados, gestión de tareas, seguimiento del tiempo de trabajo y un CRM básico, ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan coordinar los esfuerzos del equipo de forma rentable.
Ventajas de contar con las herramientas adecuadas en un kit de recursos humanos
Equipados con las herramientas adecuadas, los profesionales de RR.HH. pueden gestionar eficazmente las funciones esenciales, desde la contratación y la incorporación hasta el compromiso de los empleados y la gestión del rendimiento. Estas son las ventajas de contar con un conjunto de herramientas de RRHH bien organizado y cómo puede mejorar la eficiencia de la organización y la satisfacción de los empleados.
Mejora de la contratación y la incorporación: Las herramientas de RRHH como los ATS y el software de reclutamiento impulsado por IA ayudan a identificar a los candidatos ideales de forma eficiente, mientras que las plataformas de incorporación garantizan un comienzo fluido y atractivo para las nuevas contrataciones.
Mejora del compromiso de los empleados: Las herramientas de compromiso recogen en tiempo real la opinión de los empleados y promueven una cultura en la que la gente se siente escuchada y valorada.
Gestión racionalizada del rendimiento: Los sistemas de evaluación automatizados ofrecen información puntual, alinean los objetivos y garantizan la coherencia en toda la organización.
Cumplimiento legal y gestión de riesgos: El software de cumplimiento mantiene a la organización al día de la normativa y automatiza documentación para evitar errores costosos.
Toma de decisiones basada en datos: Las herramientas analíticas ayudan a los equipos de RRHH a prever las necesidades, cubrir las carencias de competencias y medir el impacto de las iniciativas de RRHH.
Conclusión
En conclusión, un conjunto de herramientas de RRHH bien organizado es esencial para los departamentos de RRHH modernos que luchan por la eficiencia, el cumplimiento y la satisfacción de los empleados en los actuales lugares de trabajo digitales. Al integrar la combinación adecuada de plataformas de contratación, herramientas de gestión del rendimiento, sistemas de compensación y soluciones de compromiso de los empleados, junto con una selección de potentes herramientas gratuitas, los profesionales de RRHH pueden agilizar los flujos de trabajo administrativos, reducir los gastos manuales y centrarse en iniciativas estratégicas. Tanto si gestiona un equipo pequeño como una plantilla global, equipar sus operaciones de RR.HH. con herramientas versátiles y escalables garantiza un enfoque proactivo de la gestión de la plantilla y fomenta una cultura organizativa más productiva, inclusiva y resistente.
Preguntas frecuentes
P: ¿Quién debería utilizar un kit de herramientas de RRHH?
R: Un kit de herramientas de RRHH es un recurso valioso para la gestión de los recursos humanos, especialmente beneficioso para los propietarios de pequeñas y medianas empresas, fundadores de startups y profesionales de RRHH de grandes organizaciones. Incluye plantillas, directrices y mejores prácticas para gestionar las funciones de RR.HH. de forma eficaz, garantizando el cumplimiento de la legislación laboral y mejorando procesos como la contratación, la incorporación y el compromiso de los empleados. Los jefes de equipo y de departamento también pueden utilizar las herramientas de RR.HH. para comprender mejor las políticas de RR.HH. y gestionar sus equipos con eficacia.
P: ¿Puedo personalizar un kit de herramientas de RRHH?
R: Un kit de herramientas de RR.HH. puede personalizarse para ajustarse a las necesidades específicas y a la cultura de una organización mediante la adaptación de recursos como descripciones de puestos de trabajo, procedimientos de incorporación y formularios de rendimiento. Esto garantiza que el kit de herramientas refleje las políticas, la marca y los valores de la empresa, mejorando la eficiencia, el cumplimiento y una cultura cohesionada.
P: ¿Existen herramientas de RRHH específicas para cada sector?
R: Los conjuntos de herramientas de RR.HH. específicos para cada sector se han diseñado para satisfacer las necesidades concretas de los distintos sectores, ofreciendo recursos a medida y las mejores prácticas. Estos conjuntos de herramientas abordan retos específicos del sector, como la privacidad del paciente en la sanidad o la gestión de equipos remotos en el sector tecnológico, ayudando a las organizaciones a alinearse con las normas del sector y a mejorar la productividad y la satisfacción de los empleados.
P: ¿Con qué frecuencia debo actualizar mis herramientas de RRHH?
R: La actualización periódica del conjunto de herramientas de RR.HH., al menos una vez al año, es esencial para cumplir la legislación laboral y las normas del sector, gestionar eficazmente la dinámica de la plantilla e integrar las nuevas tecnologías. Esto garantiza la alineación con los objetivos de la organización, fomenta un entorno de trabajo positivo y mejora la productividad. Los cambios significativos en la estructura de la empresa o en la normativa deben dar lugar a actualizaciones inmediatas para mantener la pertinencia y eficacia del conjunto de herramientas.
P: ¿Cuál es la diferencia entre un kit de herramientas de RRHH y un software de RRHH?
R: Tanto el kit de herramientas de RRHH como el software de RRHH desempeñan un papel importante en la gestión de los recursos humanos. El kit de herramientas incluye recursos y plantillas para tareas como la contratación y el cumplimiento, que requieren la personalización manual por parte del personal de RRHH. Por el contrario, el software de RR.HH. automatiza procesos como las nóminas y la gestión de datos de los empleados. Mientras que el kit de herramientas se centra en proporcionar orientación, el software facilita una implementación eficaz. Juntos, ayudan a los departamentos de RR.HH. a funcionar de forma eficaz tanto estratégica como operativamente.
Citas
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