El «ghosting» de los candidatos —es decir, cuando un nuevo empleado se echa atrás o deja de responder antes del primer día de trabajo— afecta al 28 % de las ofertas aceptadas [1]. La causa principal es casi siempre la misma: un vacío de comunicación entre la firma de la carta de oferta y la fecha de incorporación. La fase previa a la incorporación es el periodo de interacción estructurado que transcurre entre la aceptación de la oferta y el primer día de trabajo, y es la forma de salvar esa brecha. Esta guía define qué es la fase previa a la incorporación, explica por qué influye directamente en la retención y la productividad, muestra cómo automatizar todo el proceso con un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) y ofrece una lista de comprobación para la fase previa a la incorporación basada en un calendario.
¿Qué es el «pre-boarding»?
La «preincorporación» es el conjunto de actividades que tienen lugar entre el momento en que un candidato acepta tu oferta y su primer día de trabajo. Se diferencia de la «incorporación», que comienza el primer día.
- El objetivo de la fase previa a la incorporación es la logística, el cumplimiento normativo, la implicación y la reducción de la ansiedad. Te encargas de los trámites administrativos, envías mensajes de bienvenida, facilitas el acceso a los sistemas informáticos y mantienes contacto regular contacto el nuevo empleado se sienta integrado antes de incorporarse oficialmente.
- La incorporación comienza el primer día y se centra en la formación específica para el puesto, una inmersión profunda en la cultura de la empresa, el establecimiento de objetivos de rendimiento y las reuniones de seguimiento con el responsable.
Por qué la formación previa a la incorporación es fundamental para los nuevos empleados
La falta de comunicación entre la aceptación de la oferta y la fecha de incorporación pone en riesgo cada contratación. A continuación se exponen los argumentos a favor de un proceso de preincorporación estructurado.
- Reduce el «ghosting» de los candidatos y el abandono de las ofertas: cuando pasan semanas sin contacto, los candidatos se replantean su decisión y se muestran abiertos a contraofertas. Una comunicación constante antes de la incorporación transmite que tu organización los organización y está preparada para su llegada.
- Acelera el tiempo hasta alcanzar la productividad: completar los formularios fiscales, la verificación del formulario I-9, la firma de documentos y la configuración de los recursos informáticos antes del primer día significa que ese primer día se dedicará a la formación y a las presentaciones del equipo, y no al papeleo. Tu nuevo empleado será más productivo en menos tiempo.
- Menos ansiedad el primer día: el 80 % de los profesionales afirma sentir nervios antes de empezar un nuevo trabajo [2]. Un correo electrónico de bienvenida, un horario claro para el primer día y una presentación del equipo antes de la fecha de incorporación reducen la incertidumbre. Los nuevos empleados que saben qué esperar rinden mejor durante su primera semana.
- Mejorar la retención inicial: los nuevos empleados que reciben una comunicación constante durante la fase previa a la incorporación pueden mejorar la retención inicial. La fase previa a la incorporación es tu primera oportunidad para demostrar que la experiencia del candidato matches promesas realizadas durante el proceso de selección.
Cómo automatizar el proceso previo a la incorporación con un ATS
Un ATS con automatización de flujos de trabajo convierte la fase previa a la incorporación en un proceso repetible de cinco pasos. Sigue estos pasos para eliminar el seguimiento manual y garantizar que cada nueva incorporación disfrute de una experiencia coherente.
Paso 1: Configurar los desencadenantes automáticos de correo electrónico
- Abre tu ATS y ve a los ajustes de automatización de flujos de trabajo. En Manatal, ve al ajustes , selecciona «Automatización» y crea un nuevo desencadenante.
- Establece la condición de activación en «El estado del candidato cambia a Contratado».
- Define la acción: envía un correo electrónico de bienvenida ya redactado al nuevo empleado. Incluye la fecha de incorporación, un mensaje de bienvenida del responsable de contratación y un enlace a los documentos previos a la incorporación.
- Añade un segundo activador para enviar un correo electrónico de recordatorio de seguimiento tres días después del primero, en el que se confirme que el nuevo empleado ha recibido todo lo que necesita.
- Una vez guardados, todos los candidatos que pasen al estado «Contratado» reciben esta secuencia automáticamente, sin que sea necesario realizar ningún seguimiento manual.
Paso 2: Define proceso de trabajo de tu proceso de trabajo tras la oferta
- Una vez configurados los mensajes automáticos por correo electrónico, crea fases específicas de preincorporación en tu proceso de trabajo. En Manatal, abre proceso de trabajo y añade nuevas fases después de «Contratado», como «Bienvenida enviada», «Configuración de TI realizada» y «Trámites completados».
- Asigna un responsable predeterminado a cada fase. Por ejemplo, asigna «Provisionado por TI» a tu responsable de TI para que reciba una notificación en cuanto un candidato pase a esa fase.
- Arrastra la ficha de cada nuevo empleado por las distintas fases a medida que se vayan completando las tareas. De este modo, todo tu equipo tendrá una visión general de en qué punto se encuentra cada nuevo empleado.
Paso 3: Enviar los documentos para su firma electrónica
- Conecta tu herramienta de firma electrónica a tu sistema de gestión de candidatos (ATS). Manatal se integra con Adobe Sign, lo que te permite enviar cartas de oferta, acuerdos de confidencialidad, formularios fiscales y documentos de inscripción en prestaciones directamente desde el perfil del candidato.
- Selecciona los documentos, elige al firmante y envíalos. El candidato recibe una solicitud de firma por correo electrónico, la completa desde cualquier dispositivo y Manatal almacena automáticamente la copia firmada en el perfil del candidato.
Paso 4: Sincronizar los datos con tu sistema de gestión de recursos humanos (HRIS) y tu sistema de nóminas
- Por último, conecta tu ATS con tu sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) o tu plataforma de nóminas. Las integraciones mediante la API abierta de Manatal te permiten sincronizar los datos de los nuevos empleados —incluidos los datos personales, contactos de emergencia y la información fiscal— directamente con tu sistema de recursos humanos.
- De este modo se evita la introducción duplicada de datos. Cuando el expediente del nuevo empleado está completo en vuestro sistema de gestión de candidatos (ATS), esos mismos datos se transfieren a los sistemas de nóminas y prestaciones sin necesidad de una segunda ronda de introducción manual.
Una vez configurados los cuatro pasos, tu programa de preincorporación podrá funcionar con un seguimiento manual mínimo. Cada nuevo empleado disfruta de la misma experiencia, y la carga de trabajo de tu equipo de RR. HH. se mantiene estable independientemente del volumen de contrataciones.
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Las cuatro dimensiones de una estrategia de preincorporación eficaz
Todo programa eficaz de preparación para la incorporación abarca cuatro categorías operativas. Diseña tu programa teniendo en cuenta estas cuatro categorías para asegurarte de que no se pase nada por alto.
Logística y tecnologías de la información
Envía el material informático a los empleados que trabajan a distancia o confirma la configuración de los puestos de trabajo de los empleados que trabajan en la oficina. Configura cuentas de correo electrónico, el acceso al software y las credenciales de la VPN. Comparte el programa del primer día con la hora de llegada, el código de vestimenta, los detalles sobre el aparcamiento o las instrucciones para el inicio de sesión a distancia.
Cumplimiento normativo y administración
Envía los formularios de verificación del I-9, los documentos fiscales y la documentación de alta en la nómina para que se completen antes del primer día. Resuelve cualquier verificación de antecedentes pendiente. Remite los acuerdos de confidencialidad (NDA) y otros documentos de confidencialidad para su firma electrónica. Realiza un seguimiento del estado de finalización de cada elemento.
Cultura y conexión
Envía un correo electrónico de bienvenida personalizado por parte del responsable de contratación o del equipo directo. Envía un paquete de bienvenida con artículos promocionales de la empresa y el manual del empleado. Invita al nuevo empleado a un canal de Slack del equipo, a un chat grupal o a una plataforma social interna. Este tipo de interacción con el candidato puede ayudar a reducir el riesgo de que deje de responder.
Estrategia y comunicación
Establece una frecuencia de contacto con el nuevo empleado: una breve llamada o un correo electrónico una vez a la semana entre la aceptación de la oferta y la fecha de incorporación. Asigna un compañero de incorporación o un mentor. Establece expectativas claras para la primera semana, incluyendo reuniones programadas, sesiones de formación e hitos de rendimiento. Aplica los mismos principios de compromiso que se utilizan para mantener el interés de los candidatos durante el proceso de selección, con el fin de mantener el impulso antes del primer día.
La lista de comprobación definitiva para el departamento de RR. HH. antes de la incorporación de un nuevo empleado
Utiliza esta lista de comprobación basada en un calendario para gestionar los aspectos humanos y culturales de la fase previa a la incorporación, que complementa a la perfección tus flujos de trabajo automatizados del ATS.
Inmediatamente después de la aceptación de la oferta
- Exprésale tu enhorabuena de forma personal: llámale por teléfono brevemente o envíale un mensaje de vídeo personalizado para celebrar su admisión antes de que empiecen a llegar los correos electrónicos automáticos.
- Finalizar la asignación del compañero de incorporación: Match a Match nuevo empleado un mentor o compañero para que cuente con una persona contacto el primer día.
- Informa al responsable de contratación: asegúrate de que sepa que la oferta ha sido aceptada y recuérdale que empiece a reservar tiempo para las reuniones individuales de la primera semana y las presentaciones al equipo.
Entre una y dos semanas antes de la fecha de inicio
- Envía el paquete de bienvenida: envía material promocional de la empresa, una copia impresa del manual del empleado y una nota de bienvenida cordial para generar expectación de cara al primer día.
- Coordinar el programa de la primera semana: Colaborar con el responsable de contratación para elaborar un programa estructurado y equilibrado para la primera semana del nuevo empleado (que incluya sesiones de formación, reuniones para presentarse y tiempo libre).
- Facilita la presentación del compañero de orientación: haz que el compañero de orientación asignado se ponga en contacto de manera informal para presentarse y ofrecerse a responder cualquier pregunta que pueda surgir.
- Supervisa el avance de la tramitación de la documentación del ATS: comprueba tu proceso de trabajo para asegurarte de que se están firmando los formularios de cumplimiento, y realiza un seguimiento manual solo si se produce algún atasco.
Un día antes de la fecha de inicio
- Envía la información logística del primer día: envía por correo electrónico los datos esenciales, como la hora de llegada, el código de vestimenta, las instrucciones de aparcamiento, los protocolos de acceso remoto y a quién hay que preguntar en recepción.
- Comprobar que el equipo esté listo para su uso: Confirmar con el departamento de TI que el portátil y los periféricos estén configurados, probados y listos para su uso en el puesto de trabajo (o entregados en el domicilio del empleado que trabaja a distancia).
- Prepara al equipo interno: envía un breve recordatorio al equipo más cercano para celebrar la llegada del nuevo empleado mañana y recordarles cualquier almuerzo o reunión de bienvenida que haya programada.
- Confirma el programa del primer día: comprueba que todas las personas que participan en el primer día del nuevo empleado (jefes, ponentes, representantes de RR. HH.) estén preparadas y hayan recibido las invitaciones del calendario.
Conclusión
La fase previa a la incorporación es el puente operativo entre la aceptación de la oferta y el primer día de trabajo. Un programa estructurado que abarque la logística, el cumplimiento normativo, la cultura y la comunicación reduce el número de candidatos que desaparecen sin más y acelera el tiempo necesario para alcanzar la productividad. Los equipos que mantienen una comunicación constante durante esta fase también registran una mayor retención de personal al cabo de 90 días.
Preguntas frecuentes
P: ¿Cómo pueden las organizaciones mitigar los problemas que surgen en la fase previa a la incorporación a distancia debido a los retrasos en la entrega del hardware?
R: Para evitar que los retrasos logísticos afecten al primer día, las organizaciones deben configurar un sistema de seguimiento de candidatos, como los hitos de Manatal, para que active los envíos de hardware entre 10 y 14 días antes de la fecha de incorporación. Si el equipo se retrasa, el programa del primer día debe adaptarse a tareas que puedan realizarse desde dispositivos móviles o a través de un navegador. Los nuevos empleados pueden utilizar sus dispositivos personales para completar documentación de cumplimiento normativo, revisar la documentación corporativa o participar en videoconferencias de bienvenida, lo que garantiza que la fecha de incorporación no se vea alterada.
P: ¿Cómo pueden los empleadores fomentar un compromiso auténtico durante la fase previa a la incorporación a distancia?
R: Si bien los artículos promocionales de la empresa proporcionan un punto de contacto físico, la interacción digital es esencial para mitigar el riesgo de que los empleados que trabajan a distancia abandonen la empresa. Las organizaciones deberían complementar los flujos de trabajo automatizados con detalles personalizados, como un breve mensaje de vídeo del responsable de contratación. Además, conceder un acceso temprano y restringido a plataformas de comunicación como Slack o Microsoft Teams permite al departamento dar la bienvenida al nuevo empleado, estableciendo así una sólida conexión profesional antes del primer día de trabajo.
P: ¿Cómo debe organización una organización la revocación de una oferta durante la fase previa a la incorporación?
R: Si una organización rescindir una oferta debido a un resultado negativo en la verificación de antecedentes o a un cambio en las prioridades empresariales durante la fase previa a la incorporación, el departamento de RR. HH. debe coordinarse con el asesor jurídico para emitir una notificación formal por escrito de revocación. Al mismo tiempo, se debe actualizar inmediatamente el estado del candidato en el sistema de seguimiento de candidatos (ATS) para desactivar todos los flujos de trabajo automatizados de correo electrónico y notificaciones de tareas. De este modo, se evitan las comunicaciones automatizadas no autorizadas y se cancela cualquier acceso pendiente a los sistemas internos.
P: ¿Cómo afecta la contratación transfronteriza a los requisitos de cumplimiento normativo en el marco de una estrategia de preincorporación?
R: La incorporación internacional requiere un cumplimiento estricto de la legislación laboral, la normativa fiscal y los marcos de protección de datos (como el RGPD) de cada país. Las organizaciones deben asegurarse de que los contratos de trabajo, los acuerdos de confidencialidad y documentación de cumplimiento documentación legalmente vinculantes en la jurisdicción específica del candidato. La integración de una plataforma de «empleador oficial» (EOR) con tu sistema de gestión de candidatos (ATS) puede automatizar la verificación y la adaptación de estos documentos antes del primer día de trabajo.
P: ¿Debería diferenciarse el proceso previo a la incorporación en el caso de las contrataciones de altos directivos?
R: Aunque los elementos administrativos y de cumplimiento normativo fundamentales se mantienen constantes, la fase previa a la incorporación de un directivo requiere un ritmo de comunicación más personalizado y con mayor interacción. El enfoque pasa de la preparación táctica básica a la alineación estratégica. El proceso debería incluir reuniones informativas privadas con miembros clave del consejo de administración, acceso temprano a datos de alto nivel sobre el rendimiento de la empresa y sesiones introductorias programadas con los distintos grupos de interés para facilitar un impacto inmediato en el liderazgo.
Citas
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