Cómo reducir el plazo de contratación mediante una herramienta de reclutamiento

La contratación es un proceso intrínsecamente difícil que requiere atención a los detalles, un enfoque metódico y coherencia. Sin embargo, la crisis del COVID-19 ha dificultado aún más la contratación, ya que los reclutadores tienen que sortear la Gran Dimisión y la falta de candidatos de alta calidad.

Según la encuesta del GrupoManpower (2021), siete de cada diez empresas han informado de una escasez de talentos que ralentiza sus esfuerzos de contratación. Además, la situación nunca había sido tan grave en los últimos 15 años. 

El cambio global hacia el trabajo a distancia y las mayores expectativas de los solicitantes de empleo no dejan lugar a errores, por lo que es esencial aprovechar la tecnología y realizar un seguimiento de cada paso. Cada acción puede marcar la diferencia.

Por eso, los responsables de contratación deben supervisar el proceso de contratación desde el día en que un candidato envía su solicitud de empleo hasta que finaliza la fase de incorporación. Esto les permite mantener la contratación bajo control, detectar posibles problemas a tiempo y reaccionar antes de que se agraven y pongan en peligro la experiencia del candidato.

Como profesional de RR.HH., usted es responsable de aplicar estrategias que garanticen un flujo fluido del embudo de reclutamiento y contratación. De lo contrario, podrías perder a los mejores talentos o malgastar valiosos recursos. 

Para evitarlo, debe aprovechar al máximo las herramientas de RRHH que le permiten auditar y analizar sus esfuerzos de contratación. 

Por qué es crucial seguir el proceso de contratación

A lo largo del proceso de contratación, se encontrará con diversos retos que podrían ser lo suficientemente graves como para tener que pasar meses intentando seleccionar el talento más compatible. Además, podría perder tiempo, energía y dinero. 

Por ejemplo, el 75% de los reclutadores citan los cambios de opinión de los candidatos como una de sus principales dificultades de contratación. Eso suele ocurrir cuando la contratación resulta ser más larga de lo esperado, lo que obliga a los candidatos a elegir una empresa que tardó menos en contratarlos. 

Por otro lado, el 41 por ciento afirma que tiene dificultades para cubrir puestos de nivel inicial y encontrar talentos de calidad en un corto periodo de tiempo. No en vano, el 42 % de las empresas tiene previsto invertir en herramientas para acelerar la contratación. 

El tiempo suele ser esencial en la contratación. A nadie le gusta esperar varios meses para saber si le darán el trabajo o no. También puede hacer que los candidatos perciban un organización como poco profesional e incompetente.

Pero si no realiza un seguimiento del proceso de contratación, es posible que ni siquiera se dé cuenta de que ha tardado más tiempo del inicialmente previsto en identificar y contratar a los mejores match. Aunque el 75% de los responsables de RR.HH. afirman que los análisis de contratación son importantes para el éxito de la empresa, más de la mitad no los utilizan. 

Además, menos del 25 por ciento de los que utilizan análisis los analizan posteriormente. Con todo, eso significa que muchas empresas no aprovechan la tecnología que tienen a su disposición y mejoran sus estrategias de contratación. 

El seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de contratación le permite identificar los contratiempos antes de que se produzcan y ajustar las iniciativas que ralentizan el proceso. Además, puede adaptarlos a sus objetivos organizativos y hacer un seguimiento de los más relevantes.

De este modo, podrá descubrir cuánto tiempo necesita para que los candidatos pasen por el embudo, de dónde proceden sus talentos más exitosos o evaluar los índices de satisfacción de los candidatos. Las métricas le permiten añadir valor a sus estrategias de contratación e identificar elementos críticos. 

Aunque puede elegir qué métricas son las más relevantes para sus necesidades de contratación, hay una que siempre debe controlar, independientemente de sus objetivos de contratación. 

Tiempo de contratación: 4 cosas que debe saber

El tiempo transcurrido hasta la contratación es una métrica imprescindible en todo proceso de contratación. Mide el número de días transcurridos entre el momento en que un candidato envía su solicitud y el momento en que acepta la propuesta de empleo.

Estas son las cuatro cosas cruciales que debe saber sobre esta métrica para utilizarla eficazmente.

1. ¿En qué se diferencian el "tiempo de contratación" y el "tiempo de provisión"?

Incluso los profesionales de RR.HH. más experimentados tienden a difuminar la línea divisoria entre estas dos métricas. Sin embargo, ambas tienen diferencias sustanciales.

El tiempo transcurrido hasta la contratación es un parámetro que mide el número de días que transcurren desde que un candidato solicita un puesto vacante hasta que acepta la oferta de la empresa. 

Por otro lado, el time-to-fill mide el tiempo transcurrido entre la aprobación del puesto solicitudes de empleo y la contratación del talento más compatible. 

Por lo tanto, el tiempo hasta la contratación abarca un periodo más largo, que comienza el día en que los responsables de la toma de decisiones aprueban el formulario de solicitud de una nueva contratación. El tiempo hasta la contratación es más específico y mide el tiempo transcurrido desde el momento en que un solicitante de empleo entra en el embudo de contratación. 

En consecuencia, esta última depende de varios factores que afectan a la rapidez con la que los reclutadores contratarán al candidato. En algún momento, muchos talentos cualificados optarán al puesto disponible, y la rapidez con la que se contrate al individuo más compatible es crucial. 

2. ¿Qué información esencial proporciona el plazo de contratación?

Es una de las métricas que nunca debe dejar de lado si desea reducir el tiempo necesario para contratar a un candidato de alta calidad. El tiempo de contratación le ofrece información sobre dos elementos esenciales del proceso de contratación.

Mediante el seguimiento de esta métrica, descubrirá la eficacia de sus estrategias de contratación. Dado que mide la velocidad de sus procesos una vez que un candidato entra en el embudo, obtendrá información sobre el tiempo que se tarda en evaluar las solicitudes de empleo, completar las entrevistas y conseguir que el talento ideal acepte su oferta de trabajo. 

Si resulta que el tiempo que necesita para contratar a un candidato dura más de lo habitual, eso apunta a un proceso lento que carece de eficacia. Por lo tanto, indica cuellos de botella redundantes que debe abordar para garantizar que la contratación fluya más rápido en el futuro. 

Sin embargo, el tiempo de contratación también revela datos valiosos sobre la experiencia del candidato. Póngase en el lugar de los candidatos. 

¿Prefiere pasar por distintas fases de contratación y recibir la oferta de trabajo en dos semanas o en dos meses? - A nadie le gusta esperar durante meses las noticias sobre el proceso de selección.

Al acelerar la contratación, hará que la espera sea menos estresante y mejorará la experiencia del candidato. 

3. Tiempo medio de contratación 

La mayoría de los estudios y encuestas se centran en el tiempo de contratación cuando se trata de la tasa media. Por tanto, el tiempo medio de contratación depende del sector. 

Sin embargo, según LinkedIn, la duración media es de 41 días. Su reportes muestra que encontrar al candidato adecuado para puestos técnicos requiere más tiempo.

Por eso, los que solicitan vacantes en ingeniería, investigación y gestión de proyectos, tienen que esperar más. Los plazos son más cortos en sectores como administración, atención al cliente y contabilidad.

El tiempo de contratación también depende del tamaño de la empresa. Por ejemplo, las que tienen 5.000 o más trabajadores suelen tardar 58 días en contratar al candidato adecuado. 

No es raro que el proceso de contratación sufra retrasos que pueden prolongarse hasta 90 días. Esto suele ocurrir debido a la gran afluencia de solicitudes de empleo, a la gran cantidad de talentos proceso de trabajo y a que los candidatos se toman un tiempo personal antes de empezar un nuevo trabajo. 

Estos factores pueden ralentizar el proceso de contratación, pero la métrica del tiempo de contratación le permite identificar el motivo concreto y mejorar sus prácticas.

4. ¿Cómo calcular el plazo de contratación?

Aunque probablemente entienda la métrica del tiempo transcurrido hasta la contratación y el calendario que abarca, puede que le resulte confuso cómo ponerla en práctica y empezar a hacer un seguimiento de los días. El primer día comienza con la fecha en que el candidato envía su solicitud de empleo.

A partir de ese momento, empieza a correr el reloj, que abarca el periodo que tu equipo necesita para evaluar su documentación, realizar la entrevista y enviarles una oferta oficial de empleo. El tiempo se acaba cuando el candidato acepta la propuesta y se convierte en tu empleado.

Por lo tanto, si presentaron su solicitud el día 15 y firmaron el contrato el día 31, el tiempo transcurrido hasta la contratación es de 16. Es importante tener en cuenta que puedes calcular esta métrica para cada puesto de trabajo o medir la media del tiempo transcurrido hasta la contratación.

Además, puede optar por un enfoque manual, Excel, una hoja de cálculo o un software de seguimiento de candidatos. Si quiere obtener los datos más precisos y mejorar de forma eficiente, elija un sistema con herramientas de contratación que se encargue de calcular el tiempo de contratación por usted. 

El papel de las herramientas de contratación en la medición del plazo de contratación

La tecnología de RRHH ya era un elemento importante para la contratación antes de la pandemia. Gracias a sus funciones de primer orden y a su capacidad para acelerar los procesos, este mercado experimentaba un auge cada vez mayor.

Pero la crisis del COVID-19 dio un impulso adicional a la tecnología de RRHH, convirtiéndola en un elemento imprescindible para las empresas de éxito. No es de extrañar que las previsiones muestren que el mercado de tecnología de recursos humanos crecerá de 24.040 millones de USD en 2021 a 35.660 millones de USD en 2038. 

La transformación digital se está apoderando de esta industria, permitiéndole aprovechar las ventajas de la tecnología de IA y acelerar sus prácticas. Como resultado, en su objetivo de mejorar sus procesos de contratación, las empresas aumentarán sus inversiones en tecnología de RRHH, como un sistema de seguimiento de candidatos que incluya una serie de herramientas de contratación.

Estos avanzados gadgets ayudan a los departamentos de RRHH a reducir el número de tareas manuales, acelerar sus procedimientos y crear una mejor experiencia para candidatos y empleados. Eso los hace ideales para hacer un seguimiento de las métricas de contratación y evitar actividades innecesarias que alargan el proceso de contratación.

¿Qué son las herramientas de contratación?

Las herramientas de contratación forman parte de la tecnología de RR.HH. y permiten a los reclutadores automatizar aquellos aspectos de la contratación que no requieren supervisión humana. Gracias a ello, los departamentos de RRHH pueden minimizar el número de tareas manuales, aumentar la eficiencia y aplicar un enfoque basado en datos. 

Además, aumenta la productividad general, lo que facilita la consecución de los objetivos de la empresa, la identificación de los talentos más compatibles y la contratación más rápida de los mejores candidatos. Los reclutadores ya no tienen que realizar un número abrumador de tareas manuales porque estas herramientas funcionan sobre un principio de análisis predictivo, aprendizaje automático e IA. 

Como resultado, puede simplificar el proceso de contratación en su totalidad y ofrecer mejores experiencias a todos sus clientes, usuarios, candidatos y empleados. 

¿Cómo facilitan las herramientas de contratación la medición del plazo de contratación?

Las empresas que utilizan herramientas de contratación pueden confiar en un software para realizar automáticamente el seguimiento y el cálculo de las métricas de contratación, incluido el tiempo de contratación. Aunque puedes optar por hacerlo manualmente o utilizar una plantilla de Excel, ahorrarás mucho tiempo si optas por un software de seguimiento de candidatos (ATS). 

Además de acelerar el proceso, también puede establecer una lista de talentos en proceso de trabajo utilizando un software de seguimiento de candidatos antes de publicar el anuncio de empleo. De ese modo, perderá menos tiempo identificando al más adecuado entre muchos candidatos. 

En su lugar, dispondrá de posibles candidatos compatibles antes de la aprobación del puesto de trabajo solicitudes de empleo , lo que facilitará las evaluaciones y las entrevistas. Así, si encuentras un talento prometedor que no es el mejor match para las vacantes disponibles, puedes almacenar sus datos en tu ATS y ponerte en contacto con él en el futuro. 

Aparte de eso, puedes aprovechar sus herramientas de contratación para controlar cuándo publicaste un puesto de trabajo específico y cuándo lo solicitaron los candidatos. Gracias a ello, siempre tendrás fácil acceso a los datos de contratación y podrás hacer un seguimiento de la velocidad a la que cada candidato avanza por el embudo de contratación. 

Sin embargo, es posible que aún no tenga una idea clara de cómo podría aprovechar las herramientas de contratación de un ATS para reducir el tiempo de contratación y mejorar sus prácticas. 

Estos son los cinco mejores consejos para acelerar el proceso de contratación utilizando un software de seguimiento de candidatos. 

5 consejos sobre cómo utilizar las herramientas de contratación para reducir el plazo de contratación

1. Identifique un ATS que se ajuste a sus objetivos

Antes de adquirir tecnología de RR.HH., considere las necesidades a las que debe dar respuesta. Piense en sus objetivos empresariales, la cultura de la empresa y los cuellos de botella. 

Aunque le resulte tentador optar por cualquier solución de bajo coste, debe investigar antes de tomar la decisión final. - Busque un sistema integral de seguimiento de candidatos que se base en datos y disponga de herramientas de contratación completas. 

Asegúrese de que ofrece varias opciones y no sólo almacenamiento de datos o análisis sintáctico de currículum . Si elige un sistema multifuncional, automatizará distintos segmentos de su proceso de contratación y recibirá datos precisos.

En lugar de comprar un sistema que pueda realizar una sola acción, elija el que pueda resolver varios problemas y mejorar sus prácticas a distintos niveles. Además de realizar un seguimiento de las métricas de contratación, obtendrás un sistema completo que te ayudará a crear una base de datos de talento proceso de trabajo, realizar análisis, encontrar al candidato más compatible y gestionar a los candidatos. 

Es esencial facilitar el seguimiento del tiempo de contratación antes incluso de empezar a medirlo. Por eso deberías leer qué herramientas de contratación contiene un ATS y si tiene un enfoque holístico de la contratación. 

Así pues, el sistema que elija se convertirá en la columna vertebral de sus esfuerzos de contratación. Por ello, debe abarcar todas las fases del proceso y automatizar múltiples tareas manuales. 

2. Utilice un ATS para mantener el interés de los candidatos

Un software de seguimiento de candidatos eficaz le ayuda a desarrollar un talento proceso de trabajo incluso antes de buscar una nueva contratación. Sin embargo, eso no es suficiente si no puede mantener una comunicación regular y mantener el interés de sus talentos. 

Por eso debe aprovechar un ATS para mantener a los candidatos comprometidos, enviarles comentarios, mensajes y actualizaciones durante todo el proceso de contratación. Como resultado, los candidatos le percibirán como una empresa profesional que respeta su capital humano y les mantiene informados.

Además, estarán más predispuestos a aceptar tu oferta de trabajo y a no cambiar de opinión en las últimas fases del proceso. Es esencial interactuar con los candidatos hasta que finalice el proceso de selección.

Así es como podrá seguir estableciendo un talento estable proceso de trabajo y disponer continuamente de candidatos de alta calidad fácilmente accesibles. Después, cuando empiece a buscar nuevos empleados, dedicará menos tiempo a la búsqueda de candidatos. - Ya tendrá a su disposición a los que hayan superado la fase de selección y se ajusten a la cultura de la empresa. 

3. Aprovechar el análisis de la contratación 

Para reducir el tiempo de contratación, debe saber qué procedimientos de contratación requieren su atención y mejoras. Si opta por realizar un seguimiento manual de esta métrica, es probable que no obtenga datos precisos ni aborde los problemas candentes. 

Con el sistema adecuado, tendrá acceso a la información de contratación y los KPI más detallados. Por ejemplo, un ATS de primera categoría puede identificar si dedicas demasiado tiempo a evaluar las solicitudes de los candidatos o a decidir sobre su selección. 

De este modo, obtendrá información sobre los cuellos de botella que debe resolver para avanzar en la contratación. Además, un sistema coherente le mantendrá informado de cuántos candidatos hay en proceso de trabajo para la misma vacante, cuántos han sido contratados y quién los ha contratado. 

También puede aprovechar los análisis de ATS para analizar sus canales de búsqueda de candidatos y descubrir dónde ha encontrado a sus mejores candidatos. Al identificar de dónde proceden los candidatos de alta calidad, podrá centrar sus esfuerzos y reducir el tiempo necesario para llegar a los talentos compatibles. 

En última instancia, las herramientas de contratación le permiten optimizar su estrategia de contratación, ajustar las iniciativas y centrarse en las etapas del embudo que actualmente obstaculizan el proceso.

4. Mantenga todo en el mismo sitio

Cuando se tiene prisa y se intenta reducir el tiempo necesario para seleccionar a la persona adecuada para un puesto vacante, es fundamental disponer de toda la información necesaria. Si realizas un seguimiento manual de los KPI de contratación, es probable que los datos estén dispersos en varias carpetas, papeles y archivos. 

Para evitarlo, considere un ATS integral que contenga reportes, datos y perfiles de candidatos en un solo lugar. Busca un sistema con un panel de control de fácil navegación, ya que minimiza el tiempo que pasas buscando información. 

De este modo, podrá pasar rápidamente de una actividad a otra y acelerar la selección e incorporación de candidatos. 

5. Seguimiento del rendimiento de su equipo de contratación

Si su proceso de contratación carece continuamente de eficacia y la contratación de los mejores match lleva un tiempo innecesariamente largo, es posible que tenga que reevaluar el rendimiento de su equipo de contratación. Tal vez uno de tus reclutadores tenga dificultades con una etapa concreta del embudo o no entienda el proceso en su totalidad.

Sin embargo, la única forma de saber si esto es así es haciendo un seguimiento de sus resultados y comparándolos con el tiempo medio de contratación y la satisfacción de los candidatos. De este modo, obtendrá información basada en datos que le permitirá ponerse en contacto con su equipo de contratación e identificar un enfoque más eficiente. 

Conclusión

Encontrar la tecnología de RR.HH. adecuada que le ayude a identificar los cuellos de botella en la contratación, acelerar los procesos y ofrecer una experiencia estelar al candidato puede ser todo un reto. Por eso debes investigar a fondo antes de tomar la decisión final de compra.

Si desea resultados multifuncionales que impulsen la eficiencia, opte por un sistema de seguimiento de candidatos con múltiples herramientas de contratación que minimicen el número de tareas manuales. Como resultado, almacenará todos los datos de los candidatos en un lugar seguro, realizará un seguimiento de los KPI de contratación y tendrá acceso a análisis fiables. 

La información que reciba le ayudará a abordar los problemas más acuciantes en el embudo de contratación y a comprender qué medidas debe tomar para reducir el tiempo de contratación. Los resultados beneficiarán a su empresa y aumentarán la satisfacción de los candidatos, lo que se traducirá en un talento estable proceso de trabajo. 

Pero la clave para seleccionar el software que le permita alcanzar este éxito es elegir una empresa creíble y con experiencia en el desarrollo de sistemas de alto rendimiento. Manatal es líder del sector en la creación de tecnologías y soluciones innovadoras que le ayuden a contratar a los mejores talentos. 

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Para sentirse más seguro a la hora de elegir Manatal, también puede reservar una demostración y hablar con profesionales que le expliquen a fondo cómo este ATS se ajusta a las necesidades de su empresa.

En la contratación, el tiempo es esencial. Por lo tanto, lleve sus esfuerzos de contratación a otro nivel y reduzca el tiempo de contratación ahora.