Cuando una agencia de selección de personal consigue un nuevo contrato con una empresa, los responsables de selección suelen descubrir que todos los candidatos deben pasar por el portal VMS del cliente. Este requisito genera una confusión inmediata en torno a las funciones del ATS y del VMS: aunque ambos sistemas gestionan las ofertas de empleo y los perfiles de los candidatos, responden a organizaciones y objetivos operativos diferentes. Comprender las funciones de un ATS, un VMS y un MSP de personal ayuda a las agencias de selección de personal y a los equipos de las empresas a determinar qué sistemas necesitan y cómo coordinar sus flujos de trabajo.
¿Qué son los ATS y los VMS?
Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) ayuda a las empresas y a las agencias de selección de personal a gestionar los procesos de selección, incluyendo la publicación de ofertas de empleo, el análisis de los archivos «currículum », la preselección de candidatos, la programación de entrevistas y la gestión de ofertas de empleo. Las funciones disponibles varían según la plataforma.
proveedores Sistema de gestión de proveedores (VMS): Un VMS lo utilizan principalmente las grandes empresas, más que las agencias de selección de personal individuales, para gestionar a sus proveedores externos de mano de obra y los programas generales de personal temporal. Automatiza la distribución de solicitudes de empleo a los proveedores de personal, aplica las tarifas de facturación, recopila las candidaturas presentadas, gestiona la incorporación de los trabajadores, aprueba las hojas de asistencia y realiza un seguimiento del rendimiento proveedores tarjetas de puntuación .
ATS frente a VMS: diferencias clave
Aunque ambos sistemas almacenan perfiles de candidatos y gestionan solicitudes de empleo, el ATS se centra en los candidatos, mientras que el VMS se centra en los proveedores y se centra en el gasto.
El papel de los MSP
Un proveedor de servicios de gestión de personal (MSP) es una entidad externa contratada para gestionar las operaciones diarias del programa de personal temporal de una empresa. El MSP gestiona la plataforma VMS del cliente y se encarga de la coordinación entre la empresa y sus proveedores de personal.
La relación entre un ATS, un VMS y un MSP sigue una secuencia operativa clara:
- La empresa establece los parámetros: el empleador fija los objetivos, los presupuestos y las normas de cumplimiento relativos a la plantilla temporal.
- El MSP gestiona las operaciones: el MSP de personal se encarga de las operaciones diarias utilizando el sistema de gestión de personal (VMS) del cliente.
- solicitudes de empleo distribuir: El VMS pone a disposición de los proveedores de personal previamente autorizados las vacantes temporales disponibles.
- Búsqueda de candidatos en el ATS: Las agencias de selección de personal reciben el encargo, buscan candidatos en su ATS interno y envían a los candidatos cualificados al VMS.
Según las cifras atribuidas al estudio de Staffing Industry Analysts (SIA), los programas MSP y VMS representaron el 80,5 % de la contratación de enfermeros itinerantes en EE. UU. ingresos y el 64,0 % de la contratación de personal sanitario auxiliar ingresos. [1] Estas cifras ponen de relieve la importancia de comprender cómo funcionan las plataformas MSP y VMS a la hora de adaptar los sistemas internos de una agencia a los requisitos de los clientes en materia de contratación temporal.
Integra tu ATS con el VMS de un cliente
Según el informe «State of Staffing Report 2025» de Staffing Hub, solo el 34,1 % de los encuestados que utilizan un VMS lo habían integrado con sus sistemas internos, como un ATS o un software de back-office. [2] Esto pone de relieve una oportunidad para que las agencias de selección de personal revisen cómo su ATS y el VMS de sus clientes intercambian datos sobre candidatos y « solicitudes de empleo ». Los siguientes pasos describen cómo planificar y gestionar este proceso.
Paso 1: Confirmar los requisitos de integración del VMS del cliente
Antes de conectar los sistemas, comprueba cómo gestiona el VMS del cliente el envío de candidaturas. Identifica los métodos de integración disponibles, los campos obligatorios de los candidatos, los plazos de presentación y las actualizaciones de estado para determinar qué debe incluir tu flujo de trabajo.
Paso 2: Asignar los campos de datos obligatorios
Alinea los campos del VMS del cliente con la información almacenada en tu ATS. Entre los requisitos habituales se incluyen los ID de e solicitudes de empleo es del VMS, los datos de los candidatos, las categorías de trabajadores, las tarifas de facturación y los estados de las solicitudes.
Cómo hacerlo con Manatal: Crea campos personalizados para registrar información específica de cada cliente, como los números de identificación de l solicitudes de empleo e y las categorías de trabajadores. Comprueba que los tipos de campo necesarios sean compatibles y establece convenciones de nomenclatura coherentes antes de procesar los envíos.
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Paso 3: Conecta « solicitudes de empleo » a tu flujo de trabajo del ATS
Asegúrate de que cada candidato esté vinculado al cliente correcto solicitudes de empleo. Un proceso coherente para crear y realizar el seguimiento de solicitudes de empleo reduce los errores manuales y facilita la gestión de varios VMS cuentas.
Cómo hacerlo con Manatal: Crea registros de empleo en Manatal y utiliza campos personalizados para almacenar los ID correspondientes de VMS solicitudes de empleo . Si el sistema del cliente admite una integración compatible, evalúa si la API abierta de Manatal o Zapier pueden transferir los datos necesarios.
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Paso 4: Búsqueda y selección de candidatos
Identifica a los candidatos cuyas habilidades y experiencia match se ajusten a los requisitos del cliente antes de enviar sus perfiles. Comprueba los registros existentes para evitar el envío de perfiles duplicados y revisa los criterios de elegibilidad específicos del cliente.
Cómo hacerlo con Manatal: Utiliza las recomendaciones de candidatos generadas por IA para identificar y clasificar a los posibles « matches » en tu base de datos de candidatos. Revisa los expedientes de los candidatos existentes y el historial de propuestas del cliente antes de enviar los perfiles al VMS.
Paso 5: Preparar los perfiles de los candidatos listos para el cliente
Adapta los perfiles de los candidatos según las normas de presentación del cliente. Algunos clientes exigen que los perfiles incluyan la marca currículos, mientras que otros solicitan perfiles anónimos o formatos de documento específicos.
Cómo hacerlo con Manatal: Utiliza el Generador personalizado de « currículum » para generar un « currículos » a partir de la información analizada de los candidatos y las plantillas configuradas. Prepara una plantilla adecuada a los requisitos de cada cliente y comprueba que se hayan realizado todas las supresiones necesarias antes de enviarlo.
Paso 7: Presentar a los candidatos y registrar los números de confirmación
Envía los perfiles de los candidatos aprobados a través del portal VMS designado por el cliente o mediante la integración compatible. Anota la fecha de envío, el ID de solicitudes de empleo y la referencia de confirmación para que tu equipo pueda realizar un seguimiento de cada envío y dar continuidad al proceso cuando sea necesario.
Cómo hacerlo con Manatal: Utiliza los campos personalizados y las notas de Manatal para documentar los detalles específicos de cada cliente en los registros de los candidatos. Si tu flujo de trabajo requiere identificadores de confirmación del VMS o marcas de tiempo de envío, configura los campos adecuados cuando sea posible y comprueba que tu equipo pueda registrar y recuperar esta información de forma sistemática.
Paso 8: Realizar un seguimiento del progreso de los candidatos y del rendimiento de los proveedores
Mantén la coherencia entre los estados de los candidatos en tu ATS y en el VMS del cliente para evitar que se pierdan entrevistas, se retrasen los seguimientos y los registros queden desactualizados. Analiza las proporciones entre candidaturas presentadas y entrevistas realizadas, las tasas de cobertura y los resultados de las contrataciones para identificar problemas en el flujo de trabajo.
Cómo hacerlo con Manatal: Actualiza las fases de los candidatos y mantén notas sobre los cambios de estado en el VMS. Utiliza reportes y Analytics de Manatalreportes de Manatal para revisar las métricas de selección disponibles y compararlas con la información del VMS del cliente durante las revisiones mensuales del rendimiento de los proveedores.
Errores habituales en la integración de ATS y VMS
- Utilizar un VMS como fuente principal de candidatos: el hecho de recurrir a los portales VMS de los clientes como base de datos de talento hace que las agencias pierdan el contacto con los candidatos cuando se cierra una « solicitudes de empleo ».
- Introducción manual de datos por duplicado: volver a introducir los perfiles de los candidatos en los portales individuales de cada cliente aumenta la carga administrativa y da lugar a errores.
- No respetar los SLA de respuesta a las solicitudes: las solicitudes retrasadas reducen las puntuaciones de « tarjeta de puntuación » de los proveedores en el VMS, lo que disminuye las futuras asignaciones de « solicitudes de empleo ».
- No realizar un seguimiento de los acuerdos de derecho de representación (RTR): la falta de un « documentación » de RTR da lugar a disputas sobre la titularidad de los candidatos con agencias competidoras dentro del portal VMS.
Un VMS determina cómo llegan las ofertas de empleo a una agencia de selección de personal proveedores, pero es el ATS de proveedores el que determina si se cubren dichas ofertas. Los VMS tarjetas de puntuación premian los tiempos de presentación rápidos y la alta precisión match , dos factores que dependen de una base de datos de candidatos ordenada y en la que se puedan realizar búsquedas. Las agencias que recurren al instante a una bolsa de talento consolidada responden más rápido que los competidores que empiezan cada búsqueda desde cero.
Conclusión
La diferencia entre un ATS y un VMS radica en sus funciones principales en el proceso de selección y la gestión de la plantilla temporal. Un ATS gestiona los expedientes de los candidatos y los flujos de trabajo de selección para las contrataciones directas, mientras que un VMS coordina a los proveedores de personal temporal, solicitudes de empleo, y los programas administración, a menudo bajo la supervisión de un proveedor de servicios de gestión de personal (MSP). Para optimizar las operaciones al trabajar con clientes que exigen el uso de un VMS, las agencias de selección de personal deben documentar los requisitos de presentación, identificar los campos de datos necesarios y confirmar los métodos de integración compatibles. Esta revisión del flujo de trabajo reduce la introducción de datos duplicados, mejora la precisión de los expedientes y garantiza que las candidaturas se ajusten plenamente a los requisitos del cliente.
Preguntas frecuentes
P: ¿Qué significa «VMS» en el ámbito de la selección de personal?
R: VMS son las siglas de « proveedores Management System» (sistema de gestión de personal temporal). En el contexto de la comparación entre ATS y VMS, un VMS es un software que utilizan las empresas y los proveedores de servicios gestionados para distribuir personal temporal solicitudes de empleo, realizar un seguimiento de proveedores las candidaturas, aplicar las tarifas de facturación y gestionar las hojas de asistencia y la facturación de los contratistas.
P: ¿Puede una agencia de selección de personal utilizar un VMS en lugar de un ATS?
R: No. En cualquier comparación entre un ATS y un VMS, los objetivos fundamentales difieren: un VMS está diseñado para la contratación empresarial y la supervisión de proveedores, no para la gestión de las relaciones con los candidatos. Carece de funciones de búsqueda de candidatos, análisis de « currículum », herramientas de interacción y flujos de trabajo de « proceso de trabajo », que son esenciales para las operaciones de las agencias de selección de personal.
P: ¿Cuáles son algunos ejemplos de plataformas VMS?
R: Entre las plataformas VMS más habituales para empresas se encuentran SAP Fieldglass y Beeline. Estas plataformas las seleccionan y mantienen los responsables de compras de las empresas o sus proveedores de servicios gestionados (MSP), mientras que las agencias de selección de personal utilizan un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) para gestionar su base de datos interna de candidatos.
P: ¿Se sigue utilizando hoy en día el software VMS?
R: Sí, el uso de los sistemas de gestión de personal (VMS) sigue estando muy extendido en los programas de personal temporal de las empresas. En sectores especializados como el sanitario, la SIA reportes indica que más del 80 % de la contratación de enfermeros itinerantes en EE. UU. ingresos se gestiona a través de estructuras de MSP y VMS.
P: ¿De verdad utilizan los responsables de selección de personal un sistema de seguimiento de candidatos (ATS)?
R: Sí. Los reclutadores utilizan a diario un sistema de seguimiento de candidatos (ATS), como Manatal, como sistema central de registro para gestionar los procesos de selección, realizar un seguimiento de las interacciones, automatizar los flujos de trabajo y dar formato a los archivos « currículos » antes de enviar a los candidatos a los portales VMS de los clientes.
Citaciones:
- Analistas de la industria del personal (SIA)
- Staffing Hub, Informe sobre la situación del sector de la selección de personal en 2025
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