El coste medio por contratación en el sector de la selección de personal en EE.UU. es de aproximadamente 4.700 dólares, con puestos ejecutivos que a menudo superan los 28.000 dólares y puestos de alta demanda que cuestan entre 6.000 y 12.000 dólares. [1] Comprender sus costes de contratación es crucial para tomar decisiones de contratación informadas y optimizar su presupuesto de RRHH. Esta completa guía le guiará a través de todo lo que necesita saber para calcular, analizar y optimizar su coste por contratación en 2025.
¿Qué es el coste por contratación?
El coste por contratación es una importante métrica de recursos humanos que mide el gasto medio para cubrir un único puesto vacante, incluidos todos los gastos desde la publicación inicial del puesto hasta la incorporación satisfactoria de un nuevo empleado. El coste por contratación ofrece información valiosa sobre la eficiencia del proceso de contratación. También ayuda a identificar formas de optimizar el gasto en contratación.
¿Por qué es importante el coste por contratación?
El coste por contratación sirve de referencia para comparar la eficacia de la contratación en distintos departamentos, puestos y periodos. Al realizar un seguimiento coherente de esta métrica, las organizaciones pueden tomar decisiones basadas en datos sobre sus estrategias de contratación y asignación de presupuestos. Comprender el coste por contratación es crucial por varias razones:
- Presupuestación: Ayuda a los departamentos de RRHH y a los responsables de contratación a asignar recursos de forma eficaz para futuras necesidades de contratación.
- Evaluación de la eficiencia: El seguimiento del coste por contratación permite a las empresas evaluar la eficiencia de sus procesos de contratación e identificar áreas de mejora.
- Evaluación comparativa: Las organizaciones pueden comparar su coste por contratación con las medias del sector para determinar si están gastando demasiado o demasiado poco en contratación.
- Planificación estratégica: Conocer el coste por contratación ayuda a tomar decisiones informadas sobre la expansión de la plantilla y las estrategias de adquisición de talento.
- Control de costes: La identificación de las áreas de alto coste en el proceso de contratación permite realizar esfuerzos específicos de reducción de costes sin comprometer la calidad de las contrataciones.
En 2025, con el posible aumento de la automatización y los cambios en el mercado laboral, controlar el coste por contratación será vital para seguir siendo competitivos. Utilizar un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) ayuda eficazmente a reducir el Coste por Contratación recortando directamente los gastos, ahorrando tiempo y mejorando la calidad del proceso de contratación simultáneamente de varias maneras:
- Reduzca los gastos de publicación de ofertas de empleo: ATS permite la publicación simultánea de ofertas de empleo a través de múltiples canales, como varios portales de empleo y plataformas de redes sociales. Esto elimina la necesidad de pagar por anuncios separados en cada canal y le permite analizar qué canales proporcionan el mejor retorno de la inversión.
- Ahorre tiempo a RR.HH. y a los directivos: la selección automatizada currículum ayuda a reducir el tiempo dedicado a revisar las candidaturas inadecuadas. Las herramientas de gestión de entrevistas facilitan la coordinación y los informes automatizados reducen el tiempo dedicado a la documentación.
- Mejora de la eficiencia en el aprovisionamiento: El sistema ayuda a realizar un mejor seguimiento y gestionar las reservas de talentopermite reconsiderar candidatos previamente adecuados para nuevos puestos, y proporciona una base de datos de currículum de fácil búsqueda.
- Mejorar la toma de decisiones: reportes y análisis de ATS ayudan a identificar qué canales de contratación ofrecen el mejor valor, determinar los plazos medios de contratación y analizar los costes de cada fase del proceso.
Manatal permite a los reclutadores gestionar su coste por contratación con sus completas funciones de informes avanzados. Los reclutadores pueden configurar reportes personalizados para supervisar su rendimiento, las métricas de coste por contratación y controlarlas en tiempo real mediante los paneles de informes de Manatal.
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Fórmula de coste por contratación
Esta fórmula calcula el coste medio de contratar a un empleado sumando todos los costes internos y externos relacionados con el proceso de contratación y dividiéndolos por el número total de contrataciones realizadas en un periodo determinado. Se trata de una fórmula sencilla y fácil de utilizar, pero puede no captar todos los matices y variaciones del proceso de contratación, como la calidad, el tiempo y el origen de la contratación. La fórmula estándar para el coste por contratación es
Costes internos
Los costes internos representan todos los gastos generados dentro de su organización durante el proceso de contratación.
- Salarios del personal de RRHH que participa en la contratación
- Tiempo dedicado por directivos y miembros del equipo a entrevistas y evaluaciones
- Gastos administrativos relacionados con la contratación
- Costes de formación e incorporación
Costes externos
Los costes externos incluyen todos los gastos de terceros incurridos durante el proceso de contratación.
- Tarifas de publicidad y anuncios de empleo
- agencia de reclutamiento fees
- Comprobación de antecedentes y costes de evaluación
- Gastos de viaje de candidatos o equipos de contratación
- Tecnología y programas informáticos utilizados para la contratación
Número total de contrataciones
Es el número de empleados contratados durante un periodo concreto, como un mes, un trimestre o un año.
Los costes específicos incluidos pueden variar según la organización, por lo que las empresas deben definir qué incluir en función de sus procesos de contratación específicos.
Coste medio por contratación por sector
El coste por contratación varía significativamente de un sector a otro debido a los distintos requisitos de cualificación, niveles de competencia y complejidad de la contratación. Conocer las referencias del sector le ayudará a evaluar si el coste por contratación de su organización es competitivo y a identificar oportunidades de mejora. Exploremos el coste medio por contratación, basado en datos de Wellhub actualizados en enero de 2025, [2] que muestra:
- Tecnología: La industria de la tecnología y la innovación requiere profesionales altamente cualificados y especializados con experiencia en ingeniería de software, ciencia de datos y desarrollo de productos. El elevado techo de competencias crea retos para los reclutadores en este campo, lo que también repercute en el coste porcontratación.
- Sanidad y medicina: Los estrictos requisitos y el cumplimiento de la normativa en este campo suelen dar lugar a un mayor coste medio por contratación. El coste incluye los gastos relacionados con la comprobación de antecedentes, la verificación de credenciales, las pruebas de detección de drogas y otras medidas de cumplimiento. Las organizaciones sanitarias también suelen tener que invertir en canales de contratación especializados, entrevistas exhaustivas y comprobaciones minuciosas de referencias para asegurarse de que contratan a profesionales competentes y éticos que puedan ofrecer la máxima calidad asistencial a los pacientes.
- Comercio minorista y hostelería: Estas industrias suelen experimentar un alto índice de rotación, lo que se traduce en una necesidad constante de nuevas contrataciones. El coste medio por contratación es relativamente inferior en este sector en comparación con otros. Esto se debe principalmente a la gran cantidad de candidatos disponibles y al elevado volumen de solicitudes recibidas. Sin embargo, los costes de contratación siguen incluyendo los anuncios de empleo, la comprobación de antecedentes, la formación y los gastos de incorporación. Las empresas minoristas y de hostelería suelen recurrir a bolsas de trabajo, solicitudes en línea y programas referidos para atraer a un gran número de empleados potenciales a un coste menor.
- Finanzas y banca: En el coste medio por contratación del sector influyen varios factores, como la necesidad de realizar estrictas comprobaciones de antecedentes, procesos de selección minuciosos y entrevistas exhaustivas para garantizar la competencia y la integridad. Las instituciones financieras utilizan sus redes, asociaciones profesionales y agencias de reclutamiento para atraer a los mejores talentos.
¿Cómo se calcula el coste por contratación?
Calcular el coste por contratación requiere un seguimiento sistemático de todos los gastos relacionados con la contratación durante un periodo específico. Empiece por establecer un marco temporal claro para su análisis, por ejemplo trimestral o anual, y asegúrese de capturar todos los costes relevantes durante ese periodo. El cálculo del coste por contratación implica estos pasos:
- Identifique los costes internos: Recopile todos los gastos internos, como los salarios de RRHH, el tiempo del personal y los costes de incorporación.
- Identifique los costes externos: Reúna todos los gastos externos, como publicidad, honorarios de agencias y costes tecnológicos.
- Sume los costes: Sume los costes internos y externos para obtener el coste total de contratación.
- Determinar el número de contrataciones: Cuente el número total de empleados contratados durante el periodo.
- Aplique la fórmula: Divida el coste total de contratación entre el número de contrataciones.
Ejemplo
Supongamos que una empresa tiene estos costes durante un trimestre:
- Costes internos: $15,000
- Costes externos: $10,000
- Total de contrataciones: 10
La empresa gastó una media de 2.500 dólares por nuevo empleado.
¿Qué factores influyen en el coste por contratación?
Hay varios factores clave que influyen significativamente en el coste por contratación de su organización, y comprender estas variables le ayuda a tomar decisiones estratégicas sobre las inversiones en contratación y las mejoras de los procesos.
Industria
Su sector desempeña un papel fundamental a la hora de determinar el coste por contratación. Los sectores muy regulados, como la sanidad y los servicios financieros, suelen tener costes elevados debido a las exhaustivas comprobaciones de antecedentes, la verificación de licencias y los requisitos de conformidad. Las empresas tecnológicas suelen afrontar costes más elevados debido a la intensa competencia por el talento cualificado y a la necesidad de evaluaciones técnicas especializadas. Sectores competitivos como la tecnología y la sanidad se enfrentan a costes más elevados debido a la escasez de talento y a las necesidades especializadas. Por ejemplo, las empresas tecnológicas gastaron entre 6.000 y 8.000 dólares por contratación en 2023, y los puestos sanitarios pueden costar entre 9.000 y 12.000 dólares.
Tamaño de la plantilla
El tamaño deorganización repercute significativamente en el coste por contratación mediante economías de escala y asignación de recursos eficiencia. Las grandes organizaciones suelen beneficiarse de equipos de contratación especializados, procesos establecidos y descuentos por volumen con los proveedores de contratación, lo que reduce potencialmente los costes por contratación.
Ubicación
La ubicación geográfica influye sustancialmente en el coste por contratación debido a las diferentes expectativas salariales, los niveles de competencia local y las diferencias en el coste de la vida. Las organizaciones situadas en las principales áreas metropolitanas suelen tener costes de contratación más elevados debido a la mayor competencia por el talento y a las elevadas expectativas salariales.
Nivel y tipos de puestos
El nivel y el tipo de puesto que se cubre influyen enormemente en el coste por contratación. Los puestos de nivel ejecutivo suelen generar los costes de contratación más elevados debido a los amplios procesos de búsqueda, los honorarios de las empresas de búsqueda de directivos y los exhaustivos procedimientos de evaluación. Estos puestos pueden requerir procesos de búsqueda de meses de duración y una inversión significativa en la evaluación y valoración de los candidatos. Las funciones ejecutivas y superiores, que requieren amplios esfuerzos de contratación, pueden costar bastante más, con ejemplos como 28.329 dólares para ejecutivos. Por el contrario, los puestos de nivel básico suelen costar menos, entre 2.000 y 3.000 dólares.
Conclusión
El coste por contratación es una métrica fundamental para las organizaciones que buscan optimizar sus procesos de contratación y tomar decisiones de contratación basadas en datos. Al comprender los componentes del cálculo del coste por contratación, las referencias del sector y los factores clave que influyen, los responsables de RRHH pueden desarrollar estrategias de contratación más eficaces y demostrar el valor de sus inversiones en adquisición de talento.
Preguntas frecuentes
Q: ¿Cómo pueden utilizar las empresas el coste por contratación para evaluar el rendimiento de la contratación?
R: Las empresas pueden utilizar el coste por contratación como indicador clave de rendimiento. Comparan sus cifras con las medias del sector, los datos de la competencia o sus resultados históricos. Esta métrica ayuda a determinar si los procesos de contratación son rentables. También pone de relieve las áreas que necesitan mejoras. Las empresas pueden realizar evaluaciones comparativas entre varios departamentos, niveles de puestos o ubicaciones geográficas. Este enfoque les ayuda a comprender las variaciones en los costes de contratación. También ayuda a optimizar la asignación de recursos allí donde estos costes son más elevados.
Q: ¿Con qué frecuencia deben calcular y analizar las empresas su coste por contratación?
R: Las empresas deben calcular el coste por contratación mensual o trimestralmente para tener una visión oportuna de la eficiencia de la contratación. El análisis periódico permite a las organizaciones identificar tendencias, variaciones estacionales y el impacto inmediato de los cambios en los procesos o las condiciones del mercado. Las revisiones anuales proporcionan una visión estratégica más amplia, pero un seguimiento más frecuente permite realizar ajustes rápidos en las estrategias de contratación y en la gestión del presupuesto.
Q: ¿Cómo pueden ayudar los datos de coste por contratación a tomar decisiones en la planificación de la plantilla?
R: Los datos de coste por contratación informan sobre la planificación de la plantilla, ya que ayudan a las organizaciones a presupuestar con precisión las futuras necesidades de contratación y a determinar los canales de contratación más rentables. Esta información orienta las decisiones sobre si contratar internamente, recurrir a reclutadores externos o invertir en iniciativas de marca de empleador. También ayuda a tomar decisiones estratégicas sobre el calendario de las campañas de contratación y la asignación de recursos entre los distintos métodos de adquisición de talento.
Q: ¿Cuál es la forma más eficaz de comunicar a los interesados los resultados de la encuesta de coste por contratación?
R: Una comunicación eficaz implica presentar los datos de coste por contratación a través de cuadros de mando visuales, gráficos de tendencias y análisis comparativos que muestren el rendimiento frente a puntos de referencia y objetivos. Las partes interesadas responden bien a los reportes que relacionan el coste por contratación con los resultados empresariales, como el tiempo de productividad o los índices de retención de empleados. Los resúmenes ejecutivos periódicos en los que se destacan las ideas clave, los ahorros de costes conseguidos y las acciones recomendadas ayudan a mantener el compromiso de las partes interesadas y el apoyo a las inversiones en contratación.
Q: ¿Cómo influyen las prácticas de contratación interna y externa en el coste por contratación?
R: La contratación interna suele tener costes directos más bajos, ya que elimina los honorarios de los reclutadores externos y reduce los gastos de publicidad, pero puede conllevar costes ocultos como la formación y los requisitos de reposición. La contratación externa suele conllevar costes iniciales más elevados por los honorarios de las agencias, los anuncios en portales de empleo y los procesos de selección más largos, pero puede aportar experiencia inmediata y nuevas perspectivas. El impacto varía en función de la complejidad del puesto, la urgencia y el talento interno disponible. La contratación externa suele tener un mayor coste por persona contratada, pero puede acelerar la productividad en puestos especializados.
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Citas
[1] SHRM
[2] wellhub
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