Los reclutadores nuevos e inexpertos pueden tardar más tiempo en distinguir la diferencia entre las descripciones de los puestos y las solicitudes de empleo y entender con cuál de ellas se inicia el proceso. Ambas son igual de importantes para la contratación y no pueden omitirse ni sustituirse por una alternativa.
Fundamentalmente, todas las empresas deben iniciar el proceso de contratación identificando el tipo de puesto al que aspiran, obteniendo la aprobación de la dirección y presentándolo con una descripción precisa y cautivadora. Eso ya nos da una pista sobre qué paso hay que dar primero y si hay que empezar por describir el puesto o decidir sus características principales.
Sin embargo, sigue habiendo dudas y debates sobre cuál inicia el proceso y cómo incluir los elementos cruciales en cada uno de ellos. Por ello, vamos a profundizar en el significado de las solicitudes de empleo y la descripción del puesto de trabajo, en qué las diferencia y cuál de estos dos pasos debe darse primero.
Aquí tiene todo lo que debe saber al respecto.
solicitudes de empleo empleo vs. Descripción del puesto
¿Qué es una solicitudes de empleo?
Una solicitudes de empleo empleo representa un formulario que los responsables de contratación y los reclutadores crean y envían a los responsables de la toma de decisiones para realizar una nueva función o puesto de trabajo en la empresa. Suelen presentar las solicitudes de empleo en un formulario en línea o como un documento y deben incluir información vital que explique por qué los empleadores lo necesitan.
Por lo tanto, solicitudes de empleo incluyen datos que respaldan la urgencia de un nuevo puesto y aclaran si se trata de una función a tiempo parcial o completo. El documento también explica si es permanente o temporal, lo que ayuda a decidir el proceso de contratación y si hay que colaborar con cazatalentos.
Los responsables de contratación y los reclutadores envían el formulario de solicitudes de empleo al responsable de RRHH, al jefe de equipo o al supervisor directo, dependiendo de quién sea el encargado de tomar esta decisión. Las solicitudes de empleo empleo son también el primer paso en la contratación y la adquisición de talento.
Sólo después de que los responsables de contratación y los reclutadores obtengan la aprobación necesaria y la oferta de empleo sea oficial, podrán comenzar con el procedimiento de contratación y la redacción de la descripción.
En pocas palabras, este es el orden habitual de los pasos de contratación:
- Solicitudes de empleo
- Hacer oficial la vacante
- Determinar los criterios de selección de candidatos y el método de contratación
- Búsqueda y atracción de candidatos
- Aplicar métodos de contratación
- Decisión de contratación
- Incorporación
- Evaluación del proceso de contratación
Por ejemplo, John es el jefe de equipo del departamento de ventas de una empresa emergente. Como la empresa ha crecido cada vez más deprisa tras la pandemia, su equipo de cuatro personas ha tenido dificultades para seguir el ritmo y el alcance del trabajo.
Por eso, John decide que sus empleados necesitan refuerzos y se pone en contacto con su jefe para contratar personal adicional. Su jefe le dice que haga oficial la petición rellenando un formulario solicitudes de empleo .
John utiliza el documento para explicar la necesidad de ampliar el equipo, que el puesto es a tiempo completo y permanente y que, en condiciones ideales, el nuevo empleado debería empezar a trabajar en el plazo de un mes. Envía el formulario a su jefe y espera una semana a que el socio comercial de RRHH del departamento de ventas le envíe la aprobación oficial.
Ese mismo día, los responsables de contratación y los reclutadores conciertan una cita para formalizar la oferta de empleo e iniciar el proceso de contratación. Uno de los pasos vitales incluye redactar una descripción del puesto concisa y convincente.
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¿Qué es una descripción de puesto?
Una descripción de puesto es un documento oficial en el que se describe una vacante disponible en la empresa. Debe ser clara, precisa, actualizada, concisa, cautivadora y fácil de entender.
Además, una descripción del puesto debe aclarar los requisitos, responsabilidades, deberes, experiencias, conocimientos y habilidades cruciales para desempeñar la función designada con eficacia. Una descripción del puesto detallada e informativa incluye información sobre cómo mide la empresa el éxito en el puesto, ya que es útil para evaluar el rendimiento y la opinión de los empleados.
Algunas empresas utilizan diferentes términos para referirse a las descripciones de los puestos de trabajo, como descripciones de puestos, especificaciones de puestos, JD y perfiles de puestos. Una buena descripción del puesto debe aclarar si el proceso de selección incluye pruebas a los candidatos, condiciones de trabajo, ubicación e información salarial.
Los solicitantes de empleo deben saber si el puesto incluye un trabajo físico importante, si es a distancia y si pueden esperar flexibilidad y opciones de trabajo desde casa. Sin esa información, las empresas corren el riesgo de no llegar a su público objetivo y de contratar talentos incompatibles.
Por ejemplo, el 80% de los problemas con currículum se deben a descripciones erróneas de vacantes anteriores. Por eso, los reclutadores y responsables de contratación deben tener cuidado al redactarlos y prestar atención a los detalles.
La diferencia entre una solicitudes de empleo y una descripción del puesto de trabajo
Sorprendentemente, algunas personas utilizan estos dos términos indistintamente y no están seguras de la diferencia entre una solicitudes de empleo y una descripción de trabajo.
- Una solicitudes de empleo es un documento interno impreso o en línea que los profesionales de RR.HH. utilizan para obtener la aprobación de la creación de un nuevo puesto de trabajo o función. Normalmente, los directivos envían estos formularios estándar a sus supervisores o jefes de equipo. El siguiente paso es iniciar el proceso de contratación si se aprueba la solicitudes de empleo .
- La descripción de un puesto de trabajo es un documento interno, impreso o en línea, en el que se enumeran los requisitos y las características de una nueva función o puesto. Incluye las habilidades, experiencias, capacidades, personalidad y rasgos del candidato ideal y sirve de orientación para los solicitantes de empleo. Las descripciones de puestos se basan en las vacantes disponibles (que siguen a las solicitudes de empleo). Suelen ser elaboradas por los reclutadores y constituyen la base de toda oferta de empleo.
- Un anuncio de empleo es el texto que las empresas muestran a los posibles candidatos. Aunque normalmente son los reclutadores quienes los escriben, a veces los redactores se encargan de esta tarea para garantizar que sean concisos, cautivadores y precisos. Se trata de contenido externo con un tono de venta, destinado a atraer a posibles candidatos.
Las aclaraciones anteriores demuestran que cada documento tiene una función única y que todos sirven para propósitos diferentes a pesar de estar relacionados. Pero solicitudes de empleo, las descripciones de puesto y los anuncios de empleo son todos igual de importantes para el proceso de contratación, y no se puede empezar a seleccionar candidatos sin ellos.
Sin embargo, una de las principales diferencias entre una solicitudes de empleo empleo y otras es que la primera no suele entrar en detalles ni hablar de las habilidades y competencias imprescindibles. Al fin y al cabo, ese es el objetivo de las descripciones de empleo.
Después de abordar lo que diferencia a estos términos, es hora de destacar los elementos cruciales de un formulario de solicitudes de empleo .
Formulario estándar de solicitudes de empleo
Una solicitudes de empleo consta de múltiples elementos estándar. He aquí la lista y la aclaración de cada uno de ellos, para facilitar la comprensión de la esencia de este documento.
- Denominación del puesto - Los directivos deben incluir la denominación propuesta para la nueva función o puesto de trabajo. Sin embargo, solo decidirán el nombre definitivo durante la formalización de la vacante.
- Departamento - El siguiente elemento es el nombre del departamento en el que trabajará el nuevo empleado (por ejemplo, el departamento de marketing).
- Encargado de la contratación - El encargado de rellenar el formulario de solicitudes de empleo debe incluir su nombre o DNI.
- Propósito del puesto/rol - Aclarar el propósito y la necesidad de un nuevo puesto o rol de trabajo es crucial y debe convencer al responsable de la toma de decisiones para que apruebe la solicitudes de empleo empleo.
- Motivo de la solicitudes de empleo empleo - Si la necesidad de un nuevo puesto se debe a la jubilación, la baja por maternidad o el traslado de otro empleado, los directivos deben indicarlo en el formulario.
- Escala salarial - El directivo debe determinar y compartir el salario aproximado que debe percibir el nuevo empleado. Esta información es esencial para el presupuesto y desempeña un papel importante en la toma de decisiones de los directivos. Este elemento también debe incluir las posibles bonificaciones.
- La fecha de inicio del trabajo: los responsables de la toma de decisiones deben saber cuándo debe empezar a trabajar el nuevo empleado y cuánto dura el proceso de contratación.
- Horario de trabajo - El empresario debe especificar si el puesto es a tiempo completo o parcial y el horario de trabajo de los nuevos empleados.
- Duración del empleo - Es necesario explicar cuánto tiempo debe permanecer el nuevo empleado en la empresa y si su función es a largo plazo o temporal.
- Tipo de contrato - El directivo debe determinar si el nuevo empleado será un trabajador contratado, fijo o autónomo con un contrato flexible. Este elemento influye notablemente en el presupuesto, ya que los empleados fijos tienen derecho a bonificaciones, tiempo libre remunerado y ventajas y beneficios.
- Cualificaciones necesarias - Aunque la mayoría de las empresas no exigen esta información, algunas prefieren conocer las cualificaciones y formación mínimas de alto nivel que debe poseer el nuevo empleado y si la experiencia previa es beneficiosa.
- Presupuesto aproximado - A menudo las empresas quieren saber si pueden permitirse un nuevo empleado, cuánto costaría todo el proceso de contratación y cuánto deben invertir en su contratación. Supongamos que están atravesando un periodo financiero difícil. En ese caso, es probable que sean más rígidos con las solicitudes de empleo y exijan más detalles sobre el puesto y el impacto positivo que podría tener.
¿Siguen las empresas modernas fomentando un proceso lineal de contratación?
Como ya se ha dicho, las solicitudes de empleo suelen ser lo primero, y la mayoría de las empresas han mantenido ese enfoque durante décadas. Sin embargo, las cosas están cambiando, y muchas empresas se han enfrentado a diversos retos en los últimos tres años.
Eso les hizo más selectivos y vacilantes en su toma de decisiones. Como consecuencia, muchas empresas ya no se basan únicamente en solicitudes de empleo para decidir si deben aprobar una nueva oferta de trabajo.
En cambio, quieren conocer información adicional, entender las ventajas y comprender cómo contribuye cada función a una empresa. De ahí que el proceso lineal en la contratación pueda no ser el enfoque preferido de todos.
Algunos jefes de equipo y supervisores querrán que las solicitudes de empleo empleo vayan acompañadas al menos de una breve descripción del puesto. Es posible que esperen que los directivos definan y cataloguen todos los puestos, incluido el rango de remuneración, las cualificaciones, las competencias elementales y las experiencias.
En algunas empresas, esta decisión también puede depender de sus sistemas de seguimiento de candidatos (ATS). Por ejemplo, si la estructura permite a los directivos iniciar las solicitudes de empleo y animar a los equipos de RRHH a ponerse en contacto con los candidatos y discutir la descripción del puesto y la función, incluir una descripción del puesto podría ser una forma de agilizar el proceso.
Además, las empresas de nueva creación y las pequeñas empresas pueden ser más flexibles en este sentido, ya que rara vez siguen procedimientos y procesos administrativos estrictos. En su lugar, su toma de decisiones depende más del tipo de solicitantes de empleo que puedan atraer.
Indeed, eso deja a los responsables de contratación y a los reclutadores sin una respuesta clara sobre qué es lo primero: una solicitudes de empleo o una descripción del puesto. Depende de cada empresa y de sus procesos, por lo que debes tratar este asunto primero con tu jefe de equipo y tus supervisores.
Pero independientemente de lo que tenga prioridad, ciertas herramientas pueden facilitar la creación de solicitudes de empleo y descripciones de puestos. Esto es lo que puedes utilizar para que esta tarea sea más sencilla.
¿Cómo crear solicitudes de empleo y descripciones de puestos de trabajo de forma más eficaz?
Utilizar un sistema de seguimiento de candidatos
Un ATS basado en SaaS le permite activar la función solicitudes de empleo , compartir el formulario con los miembros del equipo designados, editar documentos conjuntamente, realizar un seguimiento del estado de cada solicitudes de empleo y gestionar estos formularios en menús accesibles y fáciles de navegar.
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Prepárese a fondo
Debe prepararse a fondo para construir un caso persuasivo para su solicitudes de empleo. Determina por qué debes crear una nueva función o puesto de trabajo.
¿Se trata de un aumento de la carga de trabajo, de la jubilación de un miembro del equipo o del crecimiento de su departamento? Comprenda el impacto del nuevo puesto en la productividad y la dinámica de su equipo.
Presente suficientes pruebas y razones a los directivos para que sea una decisión fácil y obtenga su aprobación. Asegúrate de que puedan establecer indicadores clave de rendimiento y métricas claras para visualizar los beneficios de la nueva función y si ayuda a satisfacer las necesidades de la empresa.
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Investigación
Investigue el mercado y determine las competencias y experiencias que necesita su nuevo empleado. Compare esos datos con puestos similares.
Asegúrese de que sus directivos pueden encontrar ofertas de trabajo similares en sitios de empleo para comprender las expectativas de los solicitantes y cómo repercute eso en el presupuesto de la empresa.
Las solicitudes de empleo y las descripciones de los puestos son esenciales para un proceso de contratación, y no se puede empezar a buscar nuevos empleados sin ellas. Y aunque hoy en día se discute cuál de ellas es la primera, el uso de soluciones SaaS basadas en la nube agiliza ambas.
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