Guía sobre contratación y mensajes de texto: buenas prácticas y cumplimiento normativo

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Los mensajes de texto llegan a los candidatos más rápido que el correo electrónico, pero la rapidez por sí sola no basta para cubrir los puestos vacantes. La selección de personal mediante mensajes de texto funciona cuando se obtiene el consentimiento antes de enviar el primer mensaje y se registra cada conversación en el perfil del candidato, en lugar de en un teléfono personal. Esta guía explica qué es la selección de personal mediante mensajes de texto, por qué la utilizan los responsables de selección, cómo cumplir con la normativa, cuándo es mejor enviar un mensaje de texto en lugar de un correo electrónico y cómo configurar el flujo de trabajo en tu sistema de gestión de candidatos (ATS).

¿Qué es la selección de personal por mensaje de texto?

La selección de personal a través de mensajes de texto consiste en un intercambio bidireccional de mensajes con los candidatos mediante SMS, MMS o plataformas como WhatsApp, gestionado a través de un software de selección de personal en lugar de dispositivos personales. El término «análisis de mensajes de texto para la captación de talento» se refiere al análisis de los datos de interacción de dichas conversaciones con el fin de mejorar la captación.

• La captación, la preselección, la programación de entrevistas, los recordatorios, las actualizaciones de estado y los avisos sobre las ofertas se gestionan a través de mensajes de texto.
• Entre los canales más habituales se encuentran los SMS, los MMS, WhatsApp y Facebook Messenger.
• El análisis de mensajes consiste en realizar un seguimiento de las tasas de respuesta, los tiempos de respuesta y las tasas de baja para optimizar la frecuencia de envío de mensajes.

Eficacia y compromiso en la selección de personal a través de mensajes de texto

Los mensajes de texto agilizan el proceso de selección. Los candidatos responden en cuestión de minutos, en lugar de horas, lo cual es fundamental para la contratación a gran escala y en primera línea, donde los procesos de selección se cierran en cuestión de días.

• Según el estudio «2024 Candidate Experience Benchmark Research», publicado en ERE, la capacidad de entrega de los SMS supera sistemáticamente a la del correo electrónico, y la interacción con los candidatos a través de mensajes de texto aumenta la satisfacción con el proceso de selección (NPS) de 13 a 63, gracias a unos ciclos de comunicación más rápidos y en tiempo real.[1]
• Los mensajes de texto están especialmente adaptados a la contratación a gran escala y en los sectores de primera línea (comercio minorista, almacenes, hostelería), donde la sustitución de los flujos de trabajo tradicionales por correo electrónico por una selección mediante SMS permite a las empresas llevar a los candidatos desde la solicitud hasta la oferta de empleo en menos de 24 horas.[2]

Legalidad: consentimiento y cumplimiento de la TCPA

Los mensajes de texto constituyen un canal sujeto a autorización. Los mensajes de texto de reclutamiento automatizados —es decir, cualquier mensaje enviado a través de una plataforma o un marcador automático— requieren un consentimiento previo, expreso y por escrito, y no se puede enviar mensajes de texto no solicitados a candidatos pasivos del mismo modo que se les puede enviar correos electrónicos no solicitados.

• La Ley de Protección al Consumidor Telefónico (TCPA) exige el consentimiento previo, expreso y por escrito antes de enviar mensajes de texto de captación a través de un sistema automatizado.
• Solicita el consentimiento en el momento de la solicitud. Una casilla de selección en tu página de empleo o en el formulario de solicitud es suficiente, pero el texto del consentimiento debe ser claro, aparecer por separado e indicar el tipo de mensajes que recibirá el candidato, en lugar de incluirse junto con otras condiciones.
• Respeta sin demora las renuncias y facilita su envío. Mantén un registro de consentimiento auditable adjunto al perfil de cada candidato.
• La normativa estatal puede imponer obligaciones adicionales. Consulta los requisitos vigentes con un asesor jurídico antes de poner en marcha un programa de mensajes de texto.

Para los equipos que realizan procesos de selección a nivel internacional, las aplicaciones de mensajería como WhatsApp tienen sus propios requisitos en materia de consentimiento y cumplimiento normativo. Consulta nuestra guía sobre la selección de personal a través de WhatsApp para ese canal.

Cómo configurar el reclutamiento por mensaje de texto y enviar SMS en tu ATS

Para enviar mensajes de texto con fines de captación es necesario disponer de una suscripción activa, permisos de « usuario », un número de teléfono registrado y un saldo suficiente en « cuenta ». Esto es lo que debes tener preparado antes de enviar mensajes de texto en Manatal:

• Acceso a SMS función : Una suscripción de pago activa a Manatal (no disponible durante los periodos de prueba gratuitos) y una dirección cuenta verificada por Manatal. Además, las funciones de SMS están restringidas administradores usuarios de forma predeterminada, aunque los administradores pueden conceder acceso ausuarios que no sean deadministradores .
• Requisitos relativos al país y al cumplimiento normativo: Un número de teléfono registrado en uno de los países admitidos (actualmente, Canadá, Estados Unidos, Australia y el Reino Unido). Para el envío de mensajes en EE. UU., es obligatorio el registro de cumplimiento normativo (A2P 10DLC).
• cuenta Saldo: Créditos de SMS suficientes recargados a través del servicio de atención al cliente de Manatal.
• Plantillas prediseñadas: Plantillas de SMS preconfiguradas en Manatal para agilizar la comunicación de los reclutadores (presentación, programación de citas, recordatorios, etc.).

Configuración de los SMS

1. Activar el servicio SMS « función »: Ve a administración > Funciones > SMS y activa el servicio SMS « función ».
2. Recargar saldo: selecciona « cuenta » y « contacto » en el servicio de atención al cliente de Manatal o a través del chat en directo para añadir saldo para SMS.
3. Generar un número de teléfono: Haz clic en «Número de teléfono» > «Generar número de teléfono», asigna un nombre al número y selecciona tu país. (Nota: El envío y la recepción de SMS están restringidos a candidatos que se encuentren en el mismo país que el número generado; además, los números de EE. UU. requieren el registro de la marca a través del servicio de asistencia).
4. Asignar acceso a « usuario »: Accede a usuarios , en el menú «SMS» ( ajustes ), para añadir a los responsables de selección que no sean deadministradores y que necesiten permisos para enviar mensajes.

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Cómo enviar SMS a los candidatos

usuarios dispone de varias formas de enviar SMS desde Manatal: :

1. Enviar un SMS desde la bandeja de entrada: haz clic en «Bandeja de entrada» en el menú lateral, cambia a la vista de SMS, haz clic en «+ Redactar», selecciona tu número de remitente, elige al candidato, añade opcionalmente el enlace a la oferta de empleo y redacta o inserta una plantilla de SMS utilizando el icono del documento.
2. Enviar un SMS desde el perfil de un candidato: Abre el perfil del candidato, ve a la pestaña «Bandeja de entrada», selecciona «SMS», elige el número desde el que quieres enviarlo, redacta el mensaje o carga una plantilla y pulsa «Enviar».
3. Enviar un SMS desde una oferta de empleo proceso de trabajo: Busca al candidato en proceso de trabajo, haz clic en el icono de los tres puntos situado junto a su nombre, selecciona «Enviar» > «SMS», elige tu número, selecciona la plantilla o redacta tu propio mensaje y haz clic en «Enviar».
4. Registro automático de conversaciones: Todos los mensajes de texto enviados y recibidos se registran automáticamente directamente en el perfil del candidato y en su historial de comunicaciones en Manatal, en lugar de en los dispositivos personales.

Cuándo utilizar los mensajes de texto (y cuándo el correo electrónico)

Match el canal más adecuado para cada momento. Los mensajes de texto son ideales para comunicaciones rápidas y urgentes, pero no están a la altura del correo electrónico ni del teléfono cuando se trata de una comunicación detallada.

• Los mensajes de texto son la mejor opción para los recordatorios de entrevistas, las confirmaciones de citas, las preguntas rápidas de preselección, las actualizaciones de estado y la reactivación de las bolsas de talento en activo.
• El correo electrónico y el teléfono son los mejores medios para las cartas de oferta detalladas, los documentos, los trámites de incorporación y las conversaciones que requieren matices.
• Escribe mensajes breves, envíalos en horario laboral y personalízalos siempre que sea posible. Enviar demasiados mensajes de texto hace que los destinatarios se den de baja.

Si deseas conocer una estrategia más amplia de interacción con los candidatos que vaya más allá de los mensajes de texto, consulta nuestra guía de interacción con los candidatos.

Conclusión

Los equipos de selección de personal hacen avanzar a los candidatos a lo largo del proceso de selección ( proceso de trabajo ) en un tiempo récord cuando establecen flujos de trabajo claros en materia de consentimiento, registran cada mensaje directamente en su sistema de gestión de candidatos (ATS) y reservan los SMS para recordatorios urgentes. Cuando se combina con análisis estructurados de la interacción, la comunicación por mensajes se convierte en un sistema escalable, en lugar de un esfuerzo disperso. Elegir el canal adecuado en el momento oportuno garantiza que tu comunicación sea personal, profesional y eficiente.

Preguntas frecuentes

P: ¿Cuál es una buena tasa de respuesta en los mensajes de texto para la captación de clientes en comparación con el correo electrónico?

R: No existe un punto de referencia universal fiable, y cifras como la tasa de apertura del 98 %, tan citada, no son verificables de forma independiente. En un caso documentado, CDW informó de una tasa de respuesta del 87 % y un tiempo medio de respuesta de tres minutos en la captación mediante mensajes de texto, según la SHRM. Considera los casos prácticos de las empresas como indicaciones orientativas, no como puntos de referencia a nivel poblacional.

P: ¿Qué debe incluir un software de selección de personal por SMS?

R: Entre las funciones esenciales se incluyen la integración nativa con el sistema de seguimiento de candidatos (ATS), con registro automático de hilos de conversación directamente en los perfiles de los candidatos; la gestión integrada del consentimiento y la baja; plantillas de SMS predefinidas; desencadenantes de automatización; la autoprogramación; y la compatibilidad multicanal (como SMS y WhatsApp). Manatal ofrece estas funciones a través de su sistema nativo de SMS función, la integración con la bandeja de entrada de los candidatos y las plantillas de mensajes SMS personalizables.

Citas

1. ERE
2. INC