7 pasos para crear un proceso de contratación eficaz

El panorama de la contratación es cada vez más competitivo, lo que exige estrategias bien pensadas que permitan a los reclutadores identificar a los candidatos más adecuados para un puesto de trabajo. La guerra por el talento ha impuesto varios retos a las empresas, dificultándoles la captación de candidatos cualificados.

Sin embargo, la mayoría encuentra más dificultades a la hora de buscar candidatos para puestos de nivel inicial, ya que estos solicitantes de empleo suelen carecer de la experiencia y las cualificaciones pertinentes. Aunque los empresarios suelen ser exigentes y sólo tienen en cuenta a personas con amplios conocimientos del sector, los candidatos también son selectivos y tienen un mayor número de exigencias que antes de la pandemia.

Estas trabas erosionan el proceso de contratación y alargan el plazo para contratar a los mejores match. Por si fuera poco, los empleados están más dispuestos a abandonar los lugares de trabajo que no satisfacen sus normas y necesidades.

Por ejemplo, 47,4 millones de personas abandonaron voluntariamente su puesto de trabajo en 2021, un fenómeno conocido como la Gran Dimisión o la Gran Renuncia. Aunque eso demuestra que los trabajadores se sienten más capacitados para buscar cambios y expresar sus demandas, los altos niveles de rotación pueden poner en entredicho la estabilidad empresarial.

Por ello, muchos empresarios creen que no hay nada más importante que contratar y desarrollar a los trabajadores y fomentar su satisfacción. Sin embargo, la contratación de talentos es a menudo imprevisible y difícil.

Pero eso no significa que los reclutadores no puedan dar en el clavo en esta empresa y superar las etapas del proceso de contratación.

¿Qué es un proceso de contratación?

La contratación es el proceso de encontrar al candidato más adecuado para un puesto vacante. Incluye varios pasos y actividades, como la elaboración de la descripción del puesto, la búsqueda de candidatos, la realización de entrevistas, la selección de los mejores talentos, la contratación y la incorporación de los más adecuados.

Estas fases pueden incluir a un equipo de profesionales de RRHH o a una sola persona. Sin embargo, el proceso de contratación suele depender del esfuerzo de múltiples reclutadores y departamentos.

Algunas empresas optan por la contratación interna, mientras que otras colaboran con terceros, como cazatalentos y agencias de contratación. La mayoría también utiliza tecnología moderna para acelerar sus esfuerzos y reforzar la toma de decisiones basada en datos. 

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El proceso de contratación tiene varios puntos de contacto. Los profesionales de RRHH deben evaluar las necesidades de personal y las carencias de competencias para justificar el puesto solicitudes de empleo... 

También deben identificar estrategias eficaces de atracción de candidatos, cómo se desarrollará la fase de entrevistas y qué necesitan para seleccionar a los solicitantes de empleo. Pero las empresas también deben tener en cuenta las implicaciones éticas de la contratación y garantizar la transparencia, la equidad y la inclusión. 

Aunque este proceso puede ser corto, en la mayoría de los casos dura unas semanas. Sin embargo, una fase de selección y una incorporación rápidas mejoran la experiencia del candidato y hacen que los solicitantes de empleo estén más dispuestos a seguir formando parte de la contratación proceso de trabajo. 

Los esfuerzos de contratación son más eficaces cuando los responsables de contratación y RRHH consultan a los departamentos pertinentes antes de redactar el anuncio de empleo y decidir la estrategia de atracción de talento. De este modo, se desarrollan expectativas bien definidas y se identifican las preguntas críticas de la entrevista y los detalles de la incorporación.

La consulta con otras unidades es crucial a la hora de contratar empleados para puestos creativos y de TI. Sin embargo, cada empresa tiene un proceso de contratación único, y sus pasos dependen del tamaño, la estructura, el sector y los objetivos de la empresa. 

Pero las fases y los requisitos también pueden cambiar en función del puesto de trabajo. Por ejemplo, los puestos junior son menos estrictos que los de gestión y dirección.

¿Cómo beneficia a las empresas un proceso de contratación bien definido?

El proceso de contratación representa un enfoque normalizado para encontrar candidatos compatibles para los puestos de trabajo disponibles en una empresa, reforzando la igualdad. Garantiza que los reclutadores sigan principios y estrategias justos y equitativos y examinen a los solicitantes de empleo basándose en la meritocracia.

En pocas palabras, estas son las ventajas cruciales de introducir un proceso de contratación bien definido en organización:

Mejora la productividad

El objetivo de todo reclutador es identificar a un candidato que comparta valores, objetivos, visiones y expectativas similares a los de la empresa. Eso aumenta las probabilidades de que un nuevo empleado se sienta a gusto en el lugar de trabajo y con sus responsabilidades cotidianas.

Los responsables de la selección de personal también se esfuerzan por contratar a personas con un potencial significativo y con aptitudes y conocimientos relevantes, ya que es más probable que prosperen en futuros puestos de trabajo. Esto también fomenta una competencia sana en el lugar de trabajo, elimina la autocomplacencia y aumenta la productividad.

Evita el gasto excesivo de recursos

Las empresas sin estrategias uniformes y objetivos de contratación claros suelen gastar más recursos de los que deberían. Eso podría afectar a la tesorería y a la continuidad de la empresa a largo plazo.

Por otro lado, las iniciativas y los esfuerzos coherentes y predefinidos guían a los profesionales de RRHH y a los responsables de contratación y limitan el número de actividades. Gracias a ello, rara vez gastan más de la cuenta y dedican más tiempo del necesario a la toma de decisiones y la incorporación de empleados.

Cultiva mayores reservas de talento

Un proceso de contratación eficaz incluye el desarrollo de estrategias de búsqueda de candidatos y una importante reserva de talentos. De ese modo, los responsables de contratación establecen una red de profesionales cualificados que buscan vacantes o traslados.

Además, las reservas de talento estables permiten agilizar la contratación de nuevos empleados y cubrir las vacantes disponibles. Estos candidatos superan la fase de selección, lo que acelera el proceso de contratación y facilita la integración en el puesto de trabajo.

Permite cubrir más rápidamente los puestos vacantes

Además de animar a los responsables de selección de personal a desarrollar una gran reserva de talento, los pasos bien definidos del proceso de contratación hacen que sus esfuerzos sean más eficientes. Los profesionales de RRHH suelen aprender trucos y consejos cruciales para captar a los candidatos e identificar si encajan con su cultura.

Esto se traduce en un mayor nivel de precisión a la hora de preseleccionar a los candidatos y en una menor rotación. Con el tiempo, esto también mejora la reputación de la empresa y aumenta la satisfacción laboral y la atracción de talento, ya que los responsables de contratación aprenden a identificar a los candidatos más adecuados y a evitar complicaciones.

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Resultados más claros

Los empresarios esperan que los candidatos sean sinceros sobre sus capacidades, experiencias y conocimientos. Pero los solicitantes de empleo tienen expectativas similares de las empresas y esperan conseguir un trabajo que se ajuste a lo que los reclutadores describen en la descripción del puesto.

Unas estrategias de contratación uniformes facilitan a los profesionales de RRHH anticiparse a los resultados de la contratación y lograr los resultados deseados. Saben que no deben exagerar los puestos de trabajo, la empresa y el lugar de trabajo, lo que garantiza que todo el mundo esté de acuerdo.

7 pasos del proceso de contratación que los profesionales de RRHH deben seguir para obtener los mejores resultados

1. Identifique las necesidades de su empresa

Todos los puestos de trabajo de solicitudes de empleo empiezan cuando el responsable de contratación tiene que cubrir una necesidad concreta. Puede que su equipo tenga que hacer frente a un aumento de la carga de trabajo, a la dimisión de un empleado o a cambios en el sector que requieran profesionales con habilidades y experiencias únicas.

El crecimiento de las empresas también es un motivo habitual para buscar nuevos trabajadores y obtener ayuda adicional. Sea cual sea la causa, los responsables de contratación deben saber por qué contratan, ya que es la única manera de conocer el perfil del candidato ideal.

Por tanto, deben justificar cada nuevo puesto de trabajo y entender cómo contribuiría al equipo y a la empresa. Quizá cubra una carencia de competencias o asuma las responsabilidades de un empleado que acaba de jubilarse.

Sin embargo, no siempre es fácil identificar las necesidades de la empresa y saber si la contratación es necesaria. Pero los responsables de contratación pueden responder a algunas preguntas para que sus decisiones se basen en datos y estén justificadas.

• ¿Qué problema resolverá la contratación?
• Si miramos hacia el futuro (por ejemplo, seis meses) y vemos que el rendimiento del equipo está prosperando, ¿cuál es la causa y cómo se ve?
• ¿Qué métricas clave transformar para alcanzar ese resultado en seis meses?
• ¿Qué comportamientos y actitudes necesita la empresa? ¿Qué debe saber hacer el candidato ideal?
• ¿Qué habilidades, experiencias y conocimientos debe poseer el solicitante de empleo para ayudar a la empresa a cumplir ese objetivo?
• Si observamos nuestros equipos actuales, ¿qué áreas y competencias faltan?
• ¿Hay alguien en la empresa que tenga estas capacidades y pueda hacer la transición al nuevo puesto? ¿O debemos contratar a alguien con aptitudes y experiencias compatibles?

Responder a estas preguntas debería dar a los responsables de contratación una mejor idea de las necesidades empresariales que pretenden cubrir. También identificarán las capacidades, actitudes, objetivos, experiencias y conocimientos que debe tener su candidato ideal para desempeñar bien su futuro puesto de trabajo.

Sin embargo, los responsables de contratación también deben obtener la aprobación de la alta dirección y tener en cuenta su presupuesto de contratación antes de planificar los siguientes pasos. Algunas empresas pueden aprobar recursos limitados para el proceso de contratación, lo que deja a los profesionales de RRHH con menos posibilidades de atracción de talento y publicidad.

2. Redactar una descripción del puesto realista y concisa

Las descripciones de puestos suelen ser el primer encuentro entre la empresa y los candidatos. Por eso deben ser honestas, concisas e informativas.

Los anuncios de empleo deben reflejar lo que los empresarios esperan de sus futuros empleados. Sin embargo, también deben incluir lo que los trabajadores obtienen al trabajar con la empresa.

Los directores de recursos humanos y los responsables de contratación deben aclarar las competencias, experiencias y conocimientos no negociables y poner de relieve los aspectos positivos. También deben explicar las responsabilidades y tareas cotidianas para que los candidatos sepan a qué atenerse.

Las descripciones estelares de los puestos de trabajo deben incluir información sobre la retribución y las ventajas y beneficios para los empleados. Al fin y al cabo, no se trata solo de lo que los trabajadores deben dar, sino también de lo que pueden obtener.

Deben saber cómo serían sus días en el puesto de trabajo, qué objetivos podrían alcanzar y si la empresa ofrece oportunidades de aprendizaje y desarrollo. Pero el anuncio de empleo también debe match la cultura de la organización y tener un tono amable pero profesional.

Esta es la información que debe incluir toda descripción de puesto:

• Cargo y departamento de la empresa
• Ubicación (p. ej., lugar de trabajo remoto, in situ, híbrido)
• Horario de trabajo (por ejemplo, tiempo completo, tiempo parcial, horario flexible)
• Resumen del puesto de trabajo y requisitos
• Cualificaciones, conocimientos y experiencia preferidos
• Descripción de la empresa, incluida su cultura, misión y valores
• Salario y ventajas y beneficios

Aunque este ejemplo incluye varios puntos, cada empresa puede ajustar la descripción a sus necesidades y preferencias. No obstante, es fundamental ser conciso y excluir las competencias y cualificaciones que no influyan en la capacidad de la persona para desempeñar el puesto.

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3. Establezca su plan de contratación

Los profesionales de RRHH deben elaborar un plan de contratación antes de pasar a la siguiente fase del proceso de contratación. Así, las empresas ahorran recursos y tiempo.

Esta fase incluye decidir las estrategias de atracción de talento y búsqueda de candidatos y cómo promocionar el anuncio de empleo y asegurarse de que la gente se entere de su existencia. Los responsables de contratación deben determinar cómo estructurarán la página de empleo, dónde pueden encontrar candidatos cualificados y cómo dirigirse a ellos.

También deben decidir qué portales de empleo utilizarán (si los hay) y cuánto pueden gastar en esta promoción. Sin embargo, los responsables de contratación y los reclutadores no deben olvidarse de las redes sociales y de qué redes frecuenta más su público objetivo.

Por último, deben considerar si van a asistir a ferias y eventos de empleo y organizar visitas al campus y seminarios web. Aunque el reclutamiento incluye múltiples pasos, los reclutadores no deberían encontrarlos abrumadores, ya que la elaboración de un plan conciso les ayuda a priorizar.

4. Iniciar la fase de búsqueda de candidatos

El siguiente paso es empezar a crear una base de datos de talentos proceso de trabajo y establecer contactos. Los responsables de contratación deben identificar el perfil, las necesidades, las dificultades y los objetivos de su candidato ideal.

Pero también deben utilizar las mismas plataformas que sus candidatos y saber cómo llegar a ellos. Por ejemplo, las empresas pueden aprovechar la tecnología para importar candidatos directamente de LinkedIn y añadirlos al ATS.

Pueden utilizar el mismo software para compartir sus anuncios de empleo en bolsas de trabajo de alto perfil y almacenar todas las entradas de currículos en un único panel de control. Esto hace que la búsqueda de candidatos sea más accesible y eficiente.

5. Evaluar las solicitudes de empleo de los candidatos

Tras recibir un número suficiente de solicitudes de empleo pertinentes, llega el momento de evaluarlas. El objetivo es reducir la lista de candidatos cualificados y determinar a quién invitar a una entrevista.

Los responsables de contratación pueden hacerlo comparando las currículos y las cartas de presentación con los requisitos del puesto y preseleccionando a los que parezcan más adecuados. Pero también pueden invitar a los mejores candidatos a someterse a evaluaciones de aptitudes para determinar si pueden realizar tareas cotidianas.

En esta fase, es bueno contar con un ATS y un acceso centralizado a las solicitudes de empleo. Algunas de estas plataformas, como Manatal's, también permiten a los reclutadores enviar cuestionarios y pruebas a los candidatos y tomar decisiones de contratación más basadas en datos.

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6. Realización de entrevistas

Algunas empresas prefieren las entrevistas tradicionales en persona, mientras que otras prefieren las reuniones por vídeo. Esta decisión también depende de la infraestructura y las capacidades tecnológicas de la empresa.

Sin embargo, es ventajoso flexibilizar este paso y permitir que los candidatos participen en las entrevistas en línea si así lo prefieren. Pero es necesario decidirlo antes de que empiece el proceso de contratación, ya que da a los responsables de la contratación tiempo suficiente para hacer ajustes si es necesario.

La estructura típica de una entrevista comienza con la programación de una reunión con el candidato, la realización de la entrevista, la puntuación de los resultados y la decisión de a quién invitar para otra conversación o contratación. Tras elegir a la persona más compatible, llega el momento de enviarle una oferta de trabajo oficial y acordar los detalles.

Una entrevista satisfactoria deja una impresión positiva en los candidatos y probablemente hará que tengan más ganas de trabajar en la empresa. Así, podrían recomendar la empresa a sus amigos y conocidos.

7. Una incorporación estelar

El último paso, pero no por ello menos importante, es la incorporación del empleado. Permite al nuevo trabajador conocer su lugar de trabajo, su equipo y su supervisor.

También les da tiempo para integrarse en su entorno de trabajo y echar un vistazo a sus tareas diarias. Esta fase podría afectar a los futuros niveles de retención, a pesar de que los profesionales de RRHH a menudo no tienen en cuenta la importancia de dar la bienvenida a los empleados al lugar de trabajo.

Un programa de incorporación exhaustivo también hace que la contratación sea más completa y prepara a los empleados para sus funciones laborales.

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Todas las empresas deben superar varias fases del proceso de contratación para asegurarse de que contratan al candidato más adecuado. De este modo, pueden ofrecer una buena experiencia al candidato y una buena incorporación, lo que fomenta una mayor satisfacción laboral en el futuro.

Los responsables de contratación y los reclutadores pueden acelerar este proceso utilizando tecnología moderna y asegurándose de que todas las actividades estén accesibles en un único panel de control. Manatal es una plataforma de RRHH multifuncional y basada en la nube que ayuda a los profesionales de RRHH a llevar a cabo el proceso de contratación con mayor fluidez.

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