¿Qué es una carta de verificación de empleo y cuándo debe emitirla RRHH?

Nuestra mano de obra global tiene hoy un aspecto muy distinto del que tenía antes de que el mundo entrara gradualmente en una fase de bloqueo a principios de 2020. Mientras las empresas intentan adaptarse al mercado post-Covid, intentan anticipar cómo afectará la "nueva normalidad" a sus procesos de reclutamiento y contratación. 

 Una parte de este nuevo entorno es la adopción generalizada de trabajadores remotos, ya que las organizaciones intentan aprovechar el importante ahorro de costes que puede lograrse con una plantilla híbrida. 

La intensa competencia por el talento y la tórrida volatilidad de nuestro mercado laboral actual no han hecho sino aumentar la importancia de la verificación del empleo en la contratación moderna.  

A medida que los profesionales de RRHH intentan comprender la dinámica de este nuevo mercado laboral, los pasos que implica la verificación del empleo nunca han sido tan importantes, teniendo en cuenta la dispersión geográfica de nuestra mano de obra. Las nuevas tecnologías de RRHH, incluidos los avances en inteligencia artificial y los robustos sistemas de seguimiento de candidatos (ATS), están surgiendo para hacer que el proceso de investigación de nuevos empleados sea menos arriesgado y requiera menos tiempo para los profesionales de RRHH, incluidos los pasos necesarios para la verificación del empleo.

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Verificación del empleo

Las malas contrataciones pueden ser tremendamente costosas, especialmente en un mercado laboral tan hipercompetitivo. Tener que volver a contratar a alguien después de descubrir que no está cualificado para el puesto, después de todo, equivale a aproximadamente 50.000 dólares o entre el 30 y el 100% del salario del puesto. Con una cantidad tan importante de dinero y recursos en juego, los profesionales de RRHH y los reclutadores tienen que rendir cuentas al más alto nivel para investigar adecuadamente a los candidatos más allá de la simple revisión de su currículos . La verificación del empleo es un componente fundamental para garantizar esa responsabilidad.

La verificación del empleo, o verificación del empleo (VOE) como se denomina a veces, es un proceso que verifica la credibilidad de un candidato en términos absolutos durante el proceso de entrevista y contratación. Muchas organizaciones cuentan con personal interno de RR.HH. que puede gestionar los procesos de VOE con suficiente capacidad, aunque algunas organizaciones confían en relaciones con terceros para administrar los pasos exhaustivos de verificación del empleo y las comprobaciones de antecedentes.

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¿Qué es una carta de verificación de empleo?

La carta de verificación de empleo es simplemente un documento de una o dos páginas facilitado por un antiguo empleador en el que se verifican las fechas de empleo de un empleado anterior y los cargos que desempeñó en la empresa. En la mayoría de los casos, estas cartas también proporcionan detalles sobre el papel que el empleado tenía mientras estaba con su antiguo empleador.  

 También llamados "carta de verificación de empleo" o "carta de empleo", estos documentos a veces también proporcionan información un poco más exhaustiva sobre las organizaciones que emiten la carta, como información sobre el sector al que pertenecen.

Propósitos

Hay una variedad de propósitos que merecen una carta de verificación de empleo - son bastante comunes entre los prestamistas de automóviles y los propietarios de apartamentos para asegurarse de que sus solicitantes tienen los ingresos para pagar sus cuentas mensuales.  

Los prestamistas hipotecarios también utilizan estas cartas para evaluar con mayor precisión las cualificaciones de los prestatarios. Sin embargo, en el mundo de la contratación, los profesionales de RRHH tienen su propia necesidad de precisión a la hora de evaluar el historial laboral de los candidatos que están considerando contratar. El proceso de verificación del empleo no siempre es tan fácil como comprobar las cosas con unas pocas llamadas telefónicas. Los empresarios pueden toparse con obstáculos si sus anteriores empleadores cierran el negocio o si los candidatos se muestran reacios a cualquier petición de contacto .

El hecho es que la carta de verificación de empleo puede servir como fuente oficial de información que procede directamente de un antiguo empleador, y elimina cualquier necesidad de que los profesionales de RRHH persigan a antiguos empleadores.  

En última instancia, el objetivo del proceso de verificación del empleo es revelar cualquier incoherencia entre el historial laboral real de un candidato y la información que facilita en su currículum o en su formulario de solicitud.

Hay una razón principal por la que las cartas de verificación de empleo se han vuelto tan importantes hoy en día:

En 2020, se llevó a cabo una encuesta en la que participaron 400 solicitantes de empleo y 400 jefes de contratación para averiguar con qué frecuencia los solicitantes de empleo tergiversaban sus datos cuando buscaban trabajo. Según la encuesta, casi el 80 % de los solicitantes de empleo tergiversaron o consideraron tergiversar su identidad en las solicitudes de empleo y en currículos.

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Componentes

Aunque estos documentos son de vital importancia para verificar el historial laboral de los candidatos a un puesto de trabajo, una carta de verificación de empleo en sí no consta de mucho más que unos pocos datos básicos. Si alguna vez te piden que prepares una, aquí tienes los componentes clave que debes incluir: 

• Incluya el nombre de la empresa que solicita la verificación
• Nombre y apellidos del antiguo empleado
• Fecha(s) de contratación
• Progresión de los puestos de trabajo
• Descripción de funciones
• Salario de los empleados
• Motivo de la separación / rescisión

Por supuesto, se puede encontrar una serie de recursos y plantillas en línea que sugieren incluir otros elementos, pero la mejor estrategia es reconocer específicamente lo que se incluyó en la solicitud original de la carta.

Cómo escribirlo

Las mejores cartas de verificación de empleo son breves y concisas. Deben distribuirse siempre en papel oficial o con membrete de organización, preferiblemente con el logotipo de organización.  

Al recibir una solicitud para redactar una carta de verificación de empleo, verifique con la persona o organización que la solicita si es aceptable una versión de la carta enviada por correo electrónico o si se requiere una carta física para sus fines. Las cartas de verificación de empleo suelen escribirse utilizando un formato de carta comercial estándar: la información de organización's contacto , la fecha y la información del destinatario contacto en la esquina superior izquierda.

Para empezar la carta, identifíquese y defina su cargo (función) en la empresa. Enumera el nombre de la empresa para la que trabajas y detalla el motivo por el que escribes la carta.  

Puede haber casos en los que se solicite información adicional para verificar el empleo. Por ejemplo, pueden preguntarle si consideraría la posibilidad de volver a contratar al empleado en cuestión. Lo que decida compartir en la carta dependerá en gran medida de la información relacionada con RRHH que su organización le permita compartir sobre antiguos empleados con otras organizaciones.  

Si hay algo que tu organización considera confidencial o sensible sobre su negocio y no te permite compartirlo, explica simple y brevemente en el contexto de tu carta que no es política de tu organizaciónrevelar este tipo de información. No es recomendable ignorar por completo estas peticiones, ya que pueden dar mala imagen a su propia organización si no se da una explicación de la información que se solicita y no se facilita.

Lo importante es recordar que sólo hay que facilitar la información solicitada; no hay que incluir nada más. No convierta una carta de verificación de empleo en un documento promocional. Por último, debes terminar ofreciéndote a responder a cualquier pregunta que pueda haber quedado sin respuesta. Recuerda que en la carta siempre debes compartir tu información en contacto .

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¿Cuándo se expiden las cartas de verificación de empleo? 

En la actualidad, existen innumerables situaciones que pueden justificar la emisión de una carta de verificación de empleo. La situación más habitual con la que se encuentran los profesionales de RRHH es la necesidad de verificar los antecedentes laborales que figuran en el formulario de solicitud o en el sitio web currículum de un posible candidato.  

En un sentido financiero, se puede pedir a las organizaciones que emitan uno de estos documentos cuando un empleado quiere comprar o alquilar una casa. Si un empleado quiere solicitar un préstamo o una tarjeta de crédito, estas situaciones también pueden requerir que se emita una carta de verificación de empleo para que las instituciones financieras tengan una forma de verificar la situación laboral y puedan confiar en que los nuevos beneficiarios de préstamos podrán hacer frente a sus obligaciones financieras de pago.

Por último, hay personas que pueden necesitar uno de estos documentos para solicitar su estatus migratorio o un visado de trabajo para encontrar con éxito un empleo en el extranjero. En estos casos, es probable que una oficina gubernamental solicite una carta de verificación de empleo.

Conclusión

Las cartas de verificación de empleo pueden parecer una pieza pequeña, incluso trivial, del rompecabezas de la contratación, pero esperamos haberle mostrado por qué son una parte tan importante del proceso de investigación de antecedentes de los posibles contratados.

Es importante comprender que las barreras geográficas del mercado laboral que conocíamos están desapareciendo poco a poco. A medida que más organizaciones tienden hacia la adopción de una fuerza de trabajo híbrida, se están apoyando en gran medida en las innovaciones en tecnología de RRHH para servir como la plataforma que utilizan para administrar un proceso de verificación de empleo fiable y completo, del cual las cartas de verificación juegan una pequeña, aunque crucial, parte.

Hoy en día, las organizaciones con visión de futuro están ganando la guerra del talento invirtiendo en tecnologías de RRHH que pueden agilizar y simplificar de forma fiable los procesos de verificación del empleo, todo ello desde un sencillo panel de control en línea.  

Los sistemas ATS basados en la nube con motores de recomendación de IA mejorados, el software de gestión de las relaciones con los candidatos (CRM) y el análisis de las bases de datos de solicitantes son el núcleo de cada organización que actualmente atrae a los mejores y más brillantes del mercado.

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