ATS Automation: las mejores soluciones para la captación y el desarrollo de talento

Los responsables de selección dedican el 40 % de su semana a tareas que no dan lugar a ninguna contratación. [1] Los equipos de selección pierden horas debido a cuellos de botella operativos que les restan tiempo para la adquisición real de talento. Los responsables de selección dedican gran parte de su semana a tareas administrativas. Transfieren datos entre plataformas, estandarizan el formato y gestionan cadenas de correos electrónicos para coordinar entrevistas. Como consecuencia, las métricas de tiempo de contratación se ven afectadas. La automatización del sistema de seguimiento de candidatos (ATS) soluciona estas ineficiencias al sistematizar las tareas repetitivas.

Dentro de una plataforma tecnológica moderna de selección de personal, la automatización del ATS se desarrolla en dos niveles distintos:

La automatización de nivel 1 se encarga de las tareas básicas a nivel de sistema que eliminan la introducción manual de datos y el procesamiento inicial de los candidatos.
La automatizaciónde nivel 2 ofrece a los equipos una infraestructura personalizable. usuarios crear reglas, desencadenantes y acciones específicas que controlan el flujo de candidatos a lo largo del proceso de trabajo.

Este artículo explica en detalle cómo funcionan ambos niveles de automatización y muestra cómo los equipos de selección de personal aprovechan plataformas como Manatal para ampliar la contratación y mantener la integridad de los datos.

1. Procesos automatizados básicos (Nivel 1)

Las automatizaciones de nivel 1 son funciones nativas que se ejecutan en segundo plano. Se encargan de gestionar el flujo inmediato de datos, de modo que la información de los candidatos quede estructurada, estandarizada y lista para su evaluación sin necesidad de intervención humana.

currículum y estructuración de datos

La introducción manual de datos genera un alto margen de error y ralentiza el proceso de revisión inicial. Las plataformas ATS modernas sustituyen este flujo de trabajo por algoritmos de análisis inteligente.

En Manatal, el backend de IA analiza currículos mismo momento en que se introducen en el sistema. Esta infraestructura facilita la contratación a nivel mundial, ya que reconoce y procesa múltiples idiomas y estructuras de texto complejas, incluidas las escrituras de derecha a izquierda. A medida que se procesa el documento, el sistema extrae datos clave como la trayectoria profesional, las competencias técnicas, la formación académica y contacto . Asigna estos datos directamente a campos estandarizados de la base de datos. De este modo, se crea un perfil uniforme y consultable para cada candidato y se establece una base de datos ordenada desde el primer día.

Con Manatal ATS, podrás ampliar tu proceso de selección a nivel internacional gracias a la compatibilidad con varios idiomas (entre ellos, inglés, francés, español, alemán, tailandés y muchos más), lo que garantiza que el contexto se mantenga intacto, tanto si el currículum está en inglés, español o mandarín.

Enriquecimiento automático de perfiles

Un currículum estándar currículum ofrece todo el contexto necesario para una evaluación adecuada. Los sistemas ATS modernos utilizan funciones integradas de enriquecimiento de datos para subsanar esta carencia.

En lugar de obligar a los responsables de selección a realizar búsquedas externas para verificar los antecedentes de los candidatos, Manatal cruza los datos disponibles para localizar automáticamente la información que falta. El sistema añade directamente al expediente del candidato direcciones de correo electrónico actualizadas, perfiles profesionales en redes sociales como LinkedIn o GitHub y enlaces a portfolios externos. De este modo, se obtiene un perfil detallado que permite a los responsables de selección evaluar la huella digital del candidato antes de ponerse en contacto con él.

Publicación centralizada de ofertas de empleo en múltiples canales

Publicar anuncios de empleo de forma individual en distintas plataformas resulta ineficaz y dificulta el seguimiento de las campañas. La automatización resuelve este problema al centralizar la publicación en las bolsas de empleo.

A través de Manatal, los equipos de selección pueden publicar solicitudes de empleo una red global de portales de empleo simultáneamente con un solo clic. Esto incluye tanto agregadores gratuitos como portales premium y especializados. La plataforma también se adapta a proveedores existentes proveedores . Las organizaciones pueden integrar sus contratos personalizados y sus redes de portales de empleo preferidas directamente en el ATS, creando así un único punto de control para todas las actividades de captación externas.

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Selección y puntuación de candidatos mediante IA

Revisar cientos de solicitudes para un solo puesto provoca fatiga en los responsables de selección e introduce sesgos cognitivos en el proceso de preselección. Los motores de preselección automatizados estandarizan esta fase de evaluación.

Manatal utiliza un motor de recomendación basado en inteligencia artificial que puntúa a los candidatos nada más introducirlos en la base de datos. El sistema utiliza los requisitos específicos detallados en la descripción del puesto como referencia objetiva y en tiempo real. Evalúa a cada candidato en función de estos criterios y clasifica automáticamente el grupo de candidatos. El sistema destaca matches más adecuados matches señala las carencias específicas en cuanto a habilidades o experiencia. De este modo, los responsables de selección pueden centrar su atención de inmediato en los candidatos más cualificados, basándose exclusivamente en datos objetivos.

2. Flujos de trabajo personalizados y automatizaciones basadas en desencadenantes (Nivel 2)

Mientras que el Nivel 1 se encarga de la recepción de datos, la automatización del Nivel 2 gestiona proceso de trabajo . Se trata de flujos de trabajo personalizados, basados en reglas y configurados por el usuario automatizar la comunicación y los traspasos administrativos.

Automatización del flujo de trabajo del correo electrónico

Una comunicación irregular o tardía provoca que los candidatos abandonen el proceso. Automatizar las comunicaciones rutinarias garantiza que los candidatos sigan interesados sin sobrecargar la agenda del responsable de selección.

La automatización de nivel 2 se basa en desencadenantes relacionados con el estado. En Manatal, los equipos configuran flujos de trabajo en los que proceso de trabajo concreta proceso de trabajo envía un correo electrónico predefinido y localizado. Al actualizar el estado de un candidato a «Evaluación técnica», se envía un correo electrónico con el enlace a la prueba y las instrucciones. Al pasar a un candidato al estado «Rechazado», se envía una notificación de rechazo redactada de forma profesional. Esto garantiza una comunicación coherente en cada etapa del ciclo de vida del candidato.

Automatización de la programación de entrevistas

Coordinar la disponibilidad entre los candidatos y los equipos de selección internos por correo electrónico supone una carga operativa. La integración directa de los sistemas de calendario en el ATS convierte la programación de citas en un flujo de trabajo automatizado y de autoservicio.

Al utilizar las integraciones de calendario de Manatal, al pasar a un candidato a la fase de entrevista, el sistema genera un enlace único para la autoprogramación. Este enlace refleja la disponibilidad en tiempo real de los entrevistadores designados. El candidato selecciona un horario adecuado y el ATS genera invitaciones de calendario para todas las partes implicadas, evitando por completo el proceso de coordinación manual.

Integraciones con ecosistemas de terceros

Un ATS eficaz actúa como eje central de un conjunto más amplio de tecnologías de recursos humanos. Al integrarse con software intermedio como Zapier, Manatal facilita la transferencia de datos entre el ATS y las aplicaciones empresariales externas en respuesta a desencadenantes específicos del proceso de selección.

Entre las automatizaciones prácticas de los flujos de trabajo se incluyen:

• Seguimiento de solicitudes: Generación automática de una nueva fila en una hoja de cálculo de Google centralizada para la selección de personal cada vez que un candidato envía su solicitud, lo que permite que las partes interesadas ajenas al sistema de gestión de candidatos (ATS) puedan ver la información.
• Alertas en tiempo real: envío de una notificación a través de Slack o Microsoft Teams al responsable de contratación en el momento en que un candidato pasa a la fase «Oferta realizada».
• Traspasos de incorporación: Creación automática de una secuencia estructurada de tareas en herramientas de gestión de proyectos como Asana, Jira o Monday.com cuando el estado de un candidato cambia a «Contratado».
• Creación automatizada de una base de datos de candidatos: configuración de una regla por la que los candidatos rechazados que alcancen una puntuación mínima de IA se incorporen a una campaña de seguimiento por correo electrónico específica para futuras solicitudes de empleo.

El impacto de la automatización ATS

• Tiempo de contratación: La automatización puede reducir los ciclos de contratación entre un 30 % y un 50 % al eliminar los cuellos de botella manuales en la preselección y la programación de entrevistas. Un buen ejemplo es Wilhelmsen, una empresa líder mundial en el sector marítimo que utilizó Manatal para centralizar procesos fragmentados basados en hojas de cálculo, lo que le permitió llevar a cabo una contratación a gran escala en 15 países con una rapidez notablemente mayor.
• Coste por contratación: La automatización de tareas repetitivas, como currículum y la coordinación de entrevistas, reduce significativamente la carga de trabajo manual y los costes operativos, lo que permite a los equipos crecer sin aumentar la plantilla. Por ejemplo, ColorCrew redujo 40 horas de trabajo manual a la semana tras implementar las funciones de automatización de Manatal, lo que permitió a los responsables de selección de personal centrar su atención en actividades de mayor valor, como la interacción con los candidatos, en lugar de en tareas administrativas .
• Calidad de la contratación: la selección de candidatos asistida por IA mejora la coherencia y reduce los sesgos en las primeras fases del proceso de selección, lo que ayuda a las organizaciones a identificar a los candidatos más adecuados y a mejorar la retención a largo plazo.

Ampliación del ecosistema de automatización

Aunque un ATS como Manatal actúa como centro de mando central, las fases específicas del proceso de selección pueden optimizarse aún más mediante la integración de herramientas especializadas complementarias:

• Selección por vídeo asíncrona (Hirevire): Esta plataforma simplifica las entrevistas en vídeo unidireccionales, permitiendo a los candidatos grabar sus respuestas a preguntas preestablecidas cuando les resulte más conveniente. Gracias a su integración nativa con Manatal, las grabaciones de las entrevistas se sincronizan automáticamente y se transfieren directamente al perfil del candidato en el sistema de gestión de candidatos (ATS). Esto transforma las horas de tediosas entrevistas telefónicas preliminares en un proceso de revisión de vídeos bajo demanda y altamente eficiente, lo que elimina de forma efectiva los cuellos de botella a la hora de programar citas para el equipo de selección de personal.
• Asistentes de IA conversacionales (Paradox Olivia): Implementa chatbots automatizados para responder a las preguntas más habituales de los candidatos, realizar una preselección de los requisitos básicos y gestionar de forma nativa un gran volumen de solicitudes por horas a través de SMS o chat web.
• Integraciones de selección directa (LinkedIn Recruiter): Las plataformas ATS empresariales facilitan la asignación directa de datos desde LinkedIn. Los candidatos seleccionados a través de InMail se incorporan directamente al proceso de trabajo de Manatal, lo que evita la introducción duplicada de datos y mantiene una cadena ininterrumpida de datos de los candidatos.

Conclusión

Los procesos de selección automatizados mejoran considerablemente la eficiencia y permiten crear valiosas bases de datos de talento, lo que permite a las empresas acceder rápidamente a candidatos preseleccionados y motivados para nuevos puestos. Por el contrario, los equipos que no utilizan la automatización se enfrentan a procesos repetitivos y que requieren mucho tiempo, lo que se traduce en una brecha de rendimiento cada vez mayor. El uso de herramientas de automatización de sistemas de seguimiento de candidatos (ATS), como la puntuación basada en IA y las automatizaciones de Manatal, puede reducir significativamente el tiempo necesario para cubrir las vacantes.

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Preguntas frecuentes

P: ¿Cómo mejora la automatización del ATS el flujo de trabajo diario de un responsable de selección de personal?

‍R: Sustituye las tareas manuales repetitivas, como la introducción de datos y la programación de entrevistas, por procesos digitales optimizados, lo que permite a los responsables de selección centrarse en interacciones humanas de gran valor en lugar de en los cuellos de botella administrativos.

P: ¿Cuáles son las soluciones de automatización de procesos del ATS más eficaces que conviene implementar en primer lugar?

‍R: Las soluciones más eficaces incluyen currículum automático currículum , la valoración de candidatos mediante inteligencia artificial y la publicación de ofertas de empleo en múltiples canales, todas ellas funciones fundamentales de la plataforma Manatal.

P. ¿Puedo utilizar el mejor sistema de seguimiento de candidatos (ATS) para la búsqueda y automatización de candidatos con el fin de encontrar talento a nivel mundial?

‍R: Por supuesto. Las plataformas ATS como Manatal te permiten automatizar la búsqueda de candidatos mediante el enriquecimiento de datos de redes sociales y la publicación con un solo clic en bolsas de empleo internacionales, y admiten varios idiomas para garantizar un alcance internacional sin contratiempos.

P: ¿Cuál es el impacto cuantificable de pasar a un sistema automatizado?

‍R: Las empresas que utilizan una automatización integral suelen experimentar una reducción del 25-35 % en el tiempo necesario para cubrir un puesto y una disminución significativa del coste por contratación, al reducir las horas de trabajo manual de los responsables de selección de personal hasta en un 60 %.

Citaciones:

1. Medio
2. SHRM