Tratar con empleados que se marchan es una consecuencia inevitable de trabajar en recursos humanos. Los profesionales de RRHH deben ser capaces de hacer frente a la miríada de problemas que surgen cuando esto ocurre.
La mejor manera de hacer algo complejo es mediante un proceso. En este caso, ese proceso se conoce como offboarding de empleados.
¿Qué es el "offboarding"?
La desvinculación de un empleado describe el proceso de separación entre un empleador y un empleado. Abarca varios procesos que deben llevarse a cabo cuando alguien abandona una empresa organización. Un buen proceso de offboarding se planifica con antelación. Los empleadores pueden utilizar el offboarding para cualquier puesto en organización.
La razón por la que el empleado se marcha es, en la mayoría de los casos, irrelevante. El proceso de baja debe llevarse a cabo. Tanto si el empleado se marcha voluntariamente como si no. De hecho, puede ser vital si se trata de un despido involuntario. Hay implicaciones de seguridad si se produce una despedida desafortunada. Además, si hay escasez de talento, la pérdida de habilidades puede ser perjudicial.
¿Quién es responsable de la incorporación de los empleados?
Hay muchas personas que tienen un papel que desempeñar en el proceso de desvinculación de un empleado. Esto dependerá de la función del empleado que se va. Tanto los directivos como los compañeros del empleado que se va tienen un papel que desempeñar. El departamento de TI puede tener algunas tareas como parte del proceso, como eliminar el acceso del empleado a los sistemas de organización. Sin embargo, en la mayoría de los casos, los profesionales de recursos humanos dirigen el proceso. Por ejemplo, son los responsables de dar de baja al empleado.
Offboarding y Onboarding: ¿Cuál es la diferencia?
La incorporación es el proceso por el que un nuevo empleado entra en organización y pasa a formar parte de la plantilla. Los mejores profesionales de RRHH lo utilizan para introducir a los empleados en la cultura de organizacióny aclimatarlos a su nuevo lugar de trabajo.
El offboarding, en cambio, es lo contrario. Dependiendo de las circunstancias, se trata de dar una cariñosa despedida a un empleado. O, como mínimo, gestionar su salida de forma profesional. También es el proceso de eliminar el acceso del empleado a los sistemas y a la propiedad de la empresa.
El departamento de RR.HH. tiene que dar de baja a la persona en nómina y puede que tenga que empezar a buscar un sustituto, mientras que los directivos tienen que distribuir las responsabilidades del empleado que se va entre los que se quedan.
Importancia dela incorporación
El proceso de desvinculación es vital para la seguridad, y el 76% de los responsables de TI también lo creen así[1]. También es importante para el bienestar del empleado saliente y para la moral de toda la empresa. El proceso está diseñado para garantizar que la interrupción sea mínima en organización.
Adiós y gracias
En el caso de que un empleado se marche en buenos términos o se jubile, la despedida es una oportunidad para que organización le muestre su agradecimiento por los servicios prestados. También es una oportunidad para que el empleado comparta sus conocimientos con su sustituto.
Seguridad
Los empresarios ejercen una enorme confianza al permitir a sus empleados el acceso a los sistemas. Esos sistemas pueden contener información confidencial, datos sensibles o propiedad intelectual. Cuando un empleado se marcha, representa un riesgo para la seguridad. El proceso de baja debe impedir que los ex empleados accedan a los sistemas de la organización.
Impacto de marca
Cuando los empleados dejan una empresa con mal sabor de boca, se lo hacen saber a los demás. Sitios web como Glassdoor permiten a los empleados opinar sobre las empresas como empleadores. Una mala reputación puede dificultar la contratación de buenos talentos. Un proceso de desvinculación bien planificado puede ayudar a evitar este daño potencial.
Lista de control para la incorporación de empleados
A todo el mundo le gustan las listas de comprobación; tachar las tareas a medida que se completan tiene algo de satisfactorio. Puede utilizarse en la incorporación para garantizar que los procesos de RRHH se siguen correctamente y que no se pasa nada por alto.
La siguiente lista de control para la incorporación de empleados es de uso libre y puede modificarse en caso necesario.
La lista de comprobación exacta para la incorporación de empleados variará de una empresa a otra. Los distintos departamentos de RRHH tendrán sus propios procesos a seguir. No obstante, ésta es una buena guía para empezar a elaborar una lista de control. Haga clic aquí para obtenerla.
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Proceso paso a paso para dar de baja a los empleados
1. documentación
El empleado saliente debe presentar una carta de dimisión. Debe incluir la fecha en la que el empleado desea marcharse. RRHH debe archivarla debidamente.
Una vez iniciado el periodo de preaviso, RRHH debe revisar el expediente del empleado y examinar la documentación que contiene. Buscan cualquier cosa relevante para la marcha del empleado. Esto podría incluir prestaciones sanitarias, documentos de no competencia u otros acuerdos. Es posible que RR.HH. tenga que ponerse en contacto con el departamento jurídico para asegurarse de que todo está en orden.
En caso necesario, organización debe facilitar al trabajador copias de los documentos importantes.
2. Informar a las partes interesadas
Ahora es el momento de informar a las partes pertinentes de las intenciones del empleado, voluntarias o no. En caso de despido, RR.HH. no debe divulgar los motivos de la salida del empleado. Y si es voluntario, los detalles sólo deben compartirse con el consentimiento del empleado.
RH debe informar primero al jefe directo del empleado. A continuación, el jefe puede informar a los compañeros del empleado saliente, y RR.HH. debe notificarlo a los niveles jerárquicos superiores. Esto puede depender de la estructura y el tamaño de organización; no tiene por qué llegar necesariamente al nivel de director general.
En el caso de los empleados que trabajan directamente con clientes habituales, éstos también deben ser informados. Sin embargo, es posible que el empleado haya entablado una buena relación con ellos y desee encargarse él mismo. Eso está bien, siempre y cuando organización tenga alguna idea de lo que el empleado dice sobre los próximos pasos, ya que organización querrá seguir trabajando con los clientes en cuestión.
3. Determinar quién cubrirá las tareas del empleado saliente
Cuando el empleado se vaya, también habrá que cumplir con sus responsabilidades en curso. Esto puede hacerse repartiéndolas entre los empleados restantes. Si no, RRHH tendrá que iniciar el proceso de contratación.
Si es posible, RR.HH. y la dirección pueden organizar una formación entre iguales y el empleado saliente puede formar a su sustituto. Puede ser útil hacerse una idea de lo que pueden necesitar los distintos departamentos.
Esto le ayudará a sentirse seguro a la hora de decidir el mejor curso de acción y será un conocimiento útil si se trata de contratar a un sustituto.
4. Organizar la cesión de bienes de la empresa
Las organizaciones suelen proporcionar a sus empleados el equipamiento necesario. Esto puede incluir artículos como ordenadores portátiles, teléfonos móviles o coches de empresa. De hecho, el 27% de las empresas declararon haber perdido el 10% de sus activos tecnológicos debido a un proceso de baja mediocre[2].
RRHH debe disponer de un documento en el que se enumeren los bienes de la empresa que posee el empleado que se marcha. Deben escribir al empleado indicándole la fecha en la que debe devolver los bienes de la empresa.
5. Programar y realizar una entrevista de salida
Una entrevista de salida es vital en el caso de una salida voluntaria de un organización. Es una oportunidad para que el organización aprenda algunas lecciones.
Un profesional de RR.HH. debería realizar la entrevista, ya que no habrá trabajado directamente con el empleado saliente. Puede formular las preguntas de forma imparcial, sin verse afectado por una relación existente.
El objetivo de la entrevista de salida es recabar opiniones. Las opiniones de los ex empleados ayudan a las organizaciones a mejorar muchos aspectos de la empresa, como la moral de los empleados, la productividad y la eficiencia.
6. Eliminar el acceso a los sistemas de los empleados
El departamento informático debe eliminar el acceso del empleado a los sistemas, incluida la supresión de los inicios de sesión en las redes sociales, el software de auditoría y el CRM, para proteger los datos confidenciales y garantizar el cumplimiento de las medidas de seguridad.
7. Revisar la seguridad
Las empresas suelen utilizar nombres de usuario compartidos para diversos programas y sistemas. En estos casos, organización debe cambiar todas las contraseñas. Esto garantiza que el empleado que se marcha no pueda acceder a nada una vez que se ha ido. Esto es especialmente importante si el empleado se ha marchado involuntariamente.
8. Resolver los compromisos financieros pendientes
Cualquier cantidad pendiente de pago debe abonarse al trabajador. Esto puede incluir varios conceptos.
- Pago del salario final
- Pagos de gastos pendientes
- Bonificaciones
- Indemnización por despido
Una vez resueltas todas las cuestiones financieras, RRHH debe eliminar los datos del empleado del sistema de nóminas.
9. Despedirse con cariño
Cuando un empleado se marcha en buenos términos, las empresas deben tomarse el tiempo necesario para demostrarle su aprecio y agradecerle su contribución. Esto hace que los empleados se sientan valorados y mantiene la puerta abierta a futuras colaboraciones.
Una fiesta de despedida es una buena manera de despedir a un empleado. También es una oportunidad para que los compañeros del empleado le transmitan sus mejores deseos. Muchos trabajadores desarrollan relaciones estrechas a lo largo de su carrera. No sólo pierden a un colega, sino también a un amigo.
10. Seguimiento (opcional)
Las organizaciones cambian con el tiempo. Las personas van y vienen. Las empresas crecen y encuentran nuevas oportunidades. A veces, puede surgir un puesto en organización para el que el ex empleado es perfecto. Al mantener abiertas las líneas de comunicación, las organizaciones crean una red de antiguos empleados a la que recurrir.
Mejores prácticas para la incorporación de empleados
Profesionalidad y comprensión
Las organizaciones deben esforzarse por abordar la salida de los empleados de forma profesional y comprensiva. Este debe ser el objetivo, independientemente de las razones de la salida del empleado.
Dejar un trabajo, sea cual sea el motivo, puede afectar a la salud mental del empleado. Por ello, la incorporación debe abordarse con sensibilidad.
Lecciones de la partida
La entrevista de salida proporciona a las empresas información valiosa. Las razones por las que alguien abandona un puesto varían. No obstante, siempre hay algo que aprender de cualquier circunstancia.
Tener en cuenta la seguridad
Tanto si un empleado es despedido como si se marcha por voluntad propia, las organizaciones deben tener en cuenta la seguridad. Eso significa establecer un proceso para eliminar el acceso a datos y sistemas confidenciales. También significa asegurarse de que se cambian los códigos de acceso a los edificios y se devuelven las llaves. Una vez que un empleado se ha marchado, debe ser tratado como cualquier otra persona fuera de organización.
Conservar las competencias
Son las personas y las competencias que poseen las que hacen que una empresa tenga éxito. Por eso, cuando un empleado se marcha, es vital que las organizaciones encuentren la manera de conservar esas habilidades.
En el periodo previo a la salida de un empleado, las empresas deben encontrar la manera de conservar sus habilidades. Una de ellas es organizar tutorías entre el empleado que se marcha y su sustituto. Esto requerirá estrategias de contratación sól idas si el empleado va a ser sustituido durante su periodo de preaviso. El trabajador que se marcha puede formar a su sustituto para que cumpla en organización como lo hizo él mismo.
Preparación y planificación
Con un plan preparado, RR.HH. y la dirección pueden minimizar los trastornos cuando un empleado se marcha. La preparación es la mejor manera de agilizar la salida de un empleado.
Puede ser útil adaptar su enfoque al sector en el que trabaja y buscar guías específicas, como la guía para la incorporación de equipos de ventas o recursos para la gestión de la plantilla. Este tipo de información le ayudará a crear un plan eficaz y adecuado que permita que la actividad empresarial siga su curso sin obstáculos.
Ventajas de una buena integración de los empleados
- Es bueno para el bienestar del empleado que se marcha.
- Reduce al mínimo las molestias en el lugar de trabajo.
- Mediante una buena planificación y preparación, las organizaciones pueden agilizar el proceso de incorporación de los empleados.
- El proceso puede levantar la moral de los empleados restantes.
- Las empresas pueden conservar competencias vitales mediante la tutoría entre iguales.
- Hace menos probable una violación de la seguridad de los datos o de los locales.
- La organización puede recuperar más fácilmente sus activos en propiedad.
- Puede repercutir positivamente en la reputación de la marca.
- Deja la puerta abierta a que el empleado vuelva o colabore en el futuro.
Resumen
Las organizaciones pueden agilizar la incorporación de empleados mediante la colaboración. Los directivos, los juristas y los responsables de RR.HH. tienen un papel que desempeñar. Los beneficios son numerosos. Desde el bienestar de los empleados hasta la reputación de la marca, la incorporación de empleados tiene efectos de largo alcance. Todas las empresas deberían tomarse el tiempo necesario para evaluar el proceso de incorporación de sus empleados y realizar las mejoras necesarias.
Citas
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